A jeśli nie dotacje, to co? O ulgach podatkowych

Redakcja „SMART Business”: Zacznijmy od nieco prowokacyjnego pytania. Czy ulgi podatkowe mogą być korzystniejsze dla przedsiębiorstw niż dotacje?

Daria Górna: Po pierwsze mamy do czynienia z całkiem innym mechanizmem. Ulgi podatkowe to forma wsparcia dla przedsiębiorców, którzy ponieśli już koszty na określone działania, natomiast dotacje służą finansowaniu projektów planowanych w przyszłości. To jest główna różnica pomiędzy wspomnianymi instrumentami finansowymi. Dodatkowo w przypadku dotacji konieczna jest innowacyjność w skali kraju, regionu, a czasem nawet świata. Natomiast w przypadku ulg podatkowych, szczególnie ulgi badawczo-rozwojowej, poziom innowacyjności nie musi wybiegać poza granice firmy, co czyni ten mechanizm znacznie przychylniejszym i łatwiejszym do zastosowania.

RSB: Czy możemy stwierdzić, że ulgi są komplementarne do dotacji? Czy mówimy o mechanizmach, które ze sobą w żaden sposób nie korelują?

DG: Ulgi podatkowe są komplementarne z dotacjami. Możemy je wykorzystywać w zakresie wkładów własnych projektów dotacyjnych. To znaczy, że jeżeli firma otrzyma dotację w wysokości – powiedzmy –  50% na projekt inwestycyjny, badawczy czy też rozwojowy, to pozostałe 50%, które stanowi wkład własny przedsiębiorcy, może być rozliczone w odpowiedniej uldze podatkowej.

RSB: Jaka jest przewaga ulg nad dotacjami? Co może czynić je bardziej atrakcyjnymi?

DG: Każdy podatnik, czy to PIT, czy to CIT, może rozliczyć ulgi podatkowe. Nie ma takiego rozróżnienia jak w przypadku dotacji, że pewne konkursy są tylko dla małych i średnich przedsiębiorstw. Duże firmy z dotacji są często wykluczane, co sprawia, że mają one ograniczone możliwości rozwojowe. W przypadku ulg nie mamy do czynienia z taką sytuacją. Co więcej, różnice widoczne są także w sferze administracyjno-technicznej. Przy aplikowaniu o dotację trzeba przygotować obszerną dokumentację, a po otrzymaniu dofinasowania projekt należy rozliczyć według przewodnika kwalifikowalności wydatków i zgodnie z zasadami konkurencyjności.

W przypadku ulg biurokracja jest znacznie mniejsza. Tu mamy do czynienia z przepisami podatkowymi. Głównymi dokumentami są ustawa o podatku dochodowym – czy to od osób prawnych, czy od osób fizycznych – a także ordynacja podatkowa. Natomiast, co do zakresu dokumentacji i zasad, jakimi należy się kierować, żeby dane koszty rozliczać, mechanizm ulg podatkowych oferuje pewną dowolność. Są oczywiście praktyki Urzędów Skarbowych, na które warto zwracać uwagę, natomiast nie ma zamkniętego katalogu dokumentów, jakie należy przedstawić przy rozliczeniu. Jako praktyk mogę powiedzieć, że dokumentacja do rozliczenia ulg podatkowych jest znacznie mniej obszerna niż w przypadku dotacji. Co więcej, są to często dokumenty, które firma już posiada.

RSB: Ulgi podatkowe w Polsce mają relatywnie krótką historię. Po co w ogóle je wprowadzono?

DG: Chodziło o zachętę do zwiększania nakładów badawczo-rozwojowych i inwestycyjnych, jak to miało miejsce w krajach Unii Europejskiej, gdzie różnego rodzaju mechanizmy podatkowe funkcjonują od wielu lat. Są one naturalnym następstwem zmniejszania wsparcia dotacjami europejskimi. Trzeba pamiętać, że w Polsce są już regiony, choćby Mazowsze, które osiągnęły status „regionu rozwiniętego”, co powoduje znaczne mniejszy poziom dofinansowania projektów.

Mechanizm ulgi ma stanowić zachętę podatkową, by przedsiębiorcy, nawet bez wsparcia dotacyjnego, nadal inwestowali w badania i rozwój. Mechanizm jest prosty: jeżeli firma prowadzi badania i ponosi nakłady na opracowanie nowego lub ulepszenie produktu/usługi/procesu, to ma prawo skorzystać z ulgi badawczo-rozwojowej. Co więcej, osiągnięte w wyniku zastosowania ulgi korzyści/oszczędności firma może dowolnie zagospodarować – nie ma obowiązku reinwestować tych pieniędzy w badania i rozwój, ale wiele organizacji to praktykuje.

RSB: A czy ulgi podatkowe mogą się skończyć?

DG: Nie byłoby to korzystne dla gospodarki. Obserwując rozwój ulg w Polsce i Europie, pojawiają się przesłanki, aby ulgi rozszerzać, zwiększać poziom odpisów i katalog kosztów. W 2022 r. zmodyfikowano ulgę badawczo-rozwojową. Zwiększono do 200% odpis procentowy dla kosztów wynagrodzeń, pracowników i zleceniobiorców, które są najczęściej ponoszonym nakładem przez przedsiębiorców.

Ponadto pojawiły się nowe ulgi: ulga na prototypy (pozwala rozliczyć inwestycje w nowe maszyny w celu produkcji nowych wyrobów), ulga na robotyzację (dzięki której można rozliczyć koszt automatyzacji produkcji), ulga na ekspansję (dzięki której można rozliczyć koszty marketingu) czy ulga na innowacyjnych pracowników. Jak widać, katalog ulg cały czas rośnie. Są przesłanki ku temu, żeby pojawiła się ulga związana z ESG. Istnieje też perspektywa na zwiększanie zakresu kosztów. Na ten moment nie ma zagrożenia ograniczenia lub likwidacji ulg podatkowych.

RSB: Dziś z najpopularniejszej ulgi badawczo-rozwojowej rocznie korzysta w Polsce około 4000 firm. To relatywnie niewiele. Dlaczego?

DG: Obserwuję mało działań na rzecz popularyzacji tego mechanizmu. Nie jest łatwo znaleźć konkretne informacje na ten temat choćby na stronach rządowych. Ważny czynnik to też świadomość przedsiębiorców. W przypadku ulg mamy do czynienia z urzędem skarbowym i z podatkami. Firmy funkcjonują w środowisku ciągle zmieniających się przepisów podatkowych, co negatywnie wpływa na ich pogląd o organach skarbowych.

Niestety wciąż panuje – niesłuszne moim zdaniem – stereotypowe myślenie o trudnej współpracy ze skarbówką.  Dlatego EDORADCA jako firma wspierająca polskich przedsiębiorców podejmuje szereg działań mających na celu przybliżenie im tego instrumentu – są to webinary, konferencje, a także publikacje w mediach.

RSB: Czy w kontekście rozliczania ulg podatkowych należy obawiać się urzędu skarbowego?

DG: Absolutnie nie. Pracownicy organów skarbowych muszą zweryfikować, czy wszystko zostało przygotowane zgodnie z przepisami i orzecznictwem organów. W tym celu uruchamiają czynności sprawdzające, których nie należy mylić z kontrolą skarbową. Urzędnicy sprawdzają wyłącznie zadeklarowaną ulgę podatkową. W przypadku naszych klientów ta procedura kończy się pozytywnie – uzyskaniem oszczędności.

RSB: Czy ulgi są jednorazowym narzędziem, tak jak ma to miejsce w przypadku dotacji? Jeden projekt – jedna dotacja?

DG: Wprowadzając mechanizm ulgi, można z niego korzystać bezterminowo. Ponadto rozliczenie może dotyczyć lat ubiegłych – wystarczy skorygować złożone już deklaracje podatkowe. W przypadku ulgi badawczo-rozwojowej ostatnim rokiem, który możemy dziś rozliczyć, jest rok 2018. Czyli 100% kosztów, jakie ponieśliśmy na działania w roku 2018 wciąż możemy odliczyć, korygując deklarację jeszcze w roku 2024. Tylko z ulgi badawczo-rozwojowej z jednego miliona złotych kosztów można oszczędzić rocznie nawet 190 tys. zł.

Jeżeli spojrzelibyśmy z szerszej perspektywy to z ulgi marketingowej odzyskamy 190 tys. zł, w uldze na prototyp odliczymy 30% inwestycji w maszyny, a stosując ulgę na robotyzację zaoszczędzimy 9,5% rocznej amortyzacji maszyn, robotów i linii technologicznych. Nie mówimy tutaj o sztywnych ramach czasowych, tak jak w przypadku projektów dotacyjnych. Ulgi można stosować w sposób ciągły. To mechanizm samonapędzający się – jak perpetuum mobile. Co ważne – warto to powtórzyć – oszczędności z ulgi jesteśmy w stanie wykorzystać dowolnie. Można zainwestować je w nowe maszyny, wypłacić pracownikom premie za zaangażowanie, a prezes może kupić sobie nawet nowy samochód. Można też stworzyć firmie poduszkę finansową na trudniejsze czasy.

RSB: Co jeszcze powstrzymuje przedsiębiorców przed szerszym stosowaniem ulg podatkowych?

DG: Po pierwsze firmy nie mają świadomości, że takie mechanizmy im przysługują. Natomiast Ci, którzy słyszeli o ulgach, patrzą na nie przez pryzmat dotacji. Porównują je, nie mając świadomości, że różni je poziom innowacyjności, dokumentacji czy nawet zaangażowania firmy w proces pozyskania i rozliczenia.

Dużą rolę odgrywają działy finansowe i księgowe, które jednak są w przedsiębiorstwach najbardziej obciążone. Liczba informacji, które muszą przekazywać na cele sprawozdawcze, ewidencyjne, rachunkowe, by machina funkcjonowania przedsiębiorstwa od strony finansowej działała bez zarzutu, sprawia, że trudno im znaleźć rezerwy czasowe na rozliczenie ulg. A trzeba wiedzieć, że wiele procesów związanych z rozliczeniem ulg powstaje w innych działach: produkcyjnych, kontroli jakości, sprzedaży i marketingu. Dział księgowy jest ostatnim ogniwem w procesie rozliczenia ulgi.

RSB: Może więc warto skorzystać z firmy zewnętrznej przy rozliczaniu ulgi?

DG: Samodzielne rozliczenie ulg podatkowych wiąże się z kilkoma etapami. Po pierwsze – należy pozyskać wiedzę. Po drugie – przeprowadzić mapowanie działalności. Po trzecie – przygotować dokumentację, aby finalnie rozliczyć ulgi podatkowe.  W większości przypadków przedsiębiorstwa poświęcają na cały proces 300–400 roboczogodzin.

Na bazie własnych doświadczeń mogę stwierdzić, że ulgę ze wsparciem firmy zewnętrznej można rozliczyć w ciągu 1 tygodnia roboczego. Mówię o poświęceniu łącznie 40 godzin pracy całego zespołu firmy, czyli kilka godzin kadrowej, kilka godzin księgowej, kilkanaście godzin zespołu technicznego. Jest to możliwe dzięki wykorzystaniu know-how firmy doradczej, sprawdzonych praktyk i doświadczenia w kontaktach z urzędem skarbowym. Ten czas można odpowiednio rozłożyć, by w minimalnym okresie osiągnąć maksimum korzyści.

RSB: A czy są jakieś przesłanki, przez które nie można skorzystać z ulg podatkowych?

DG: Głównym wykluczeniem jest CIT estoński. Ponadto firma, która korzysta z Specjalnej Strefy Ekonomicznej albo Polskiej Strefy Inwestycji, nie może zastosować ulg do działalności strefowej. W tym przypadku potrzebne jest rozróżnienie, co i od kiedy jest rozliczane w dochodzie zwolnionym. Warto szczegółowo przeanalizować sytuację, bo niejednokrotnie spotkałam się z sytuacją, że firma założyła brak możliwości rozliczenia ulg, bo jest w strefie, ale po szczegółowej analizie okazało się, że można było je wdrożyć i to z wysokim uzyskiem.

RSB: Wiele firm przechodzi na CIT estoński? Musi być bardzo atrakcyjny…

DG: CIT estoński to dobre rozwiązanie, gdy firma uzyskany zysk cały czas inwestuje w spółkę. Problem pojawia się, gdy akcjonariusze czy właściciele chcieliby zysk wypłacić. CIT estoński niesie za sobą dużą listę wykluczeń, tak zwanych ukrytych zysków, które podlegają opodatkowaniu.

Mówiąc bardziej obrazowo, można powiedzieć, że to nie jest zerowy podatek, tylko podatek odroczony do momentu konsumpcji tego zysku w jakiś inny sposób niż przewiduje to omawiany mechanizm. W przypadku wykorzystania ulg podatkowych i obniżenia podstawy opodatkowania podatku po prostu nie płacimy. W tym przypadku mówimy faktycznie o tym, że mamy możliwość zminimalizowania lub wyzerowania podstawy opodatkowania. Dodając do tego możliwość swobodnego wykorzystania tego, co zaoszczędzimy, wychodzi na to, że w przypadku ulg podatkowych mamy trochę więcej ruchów na tej podatkowej planszy.

RSB: A co na to firmy? Wiele z nich przechodzi na CIT estoński…
DG: Współpracujemy z coraz większą liczbą firm, które rezygnują z tego rozwiązania. CIT estoński jest mniej atrakcyjny dla biznesów, które mają bardzo duży zakres prac badawczo rozwojowych. Przekonują się, że to ulgą mogą wyzerować podstawę opodatkowania i nie płacić faktycznie nic, a oszczędności przeznaczyć na dowolne cele. Warto przeanalizować, co się bardziej opłaca i śmiem twierdzić, że w wielu przypadkach będą to jednak ulgi podatkowe.

RSB: To jak ostatecznie zachęcić przedsiębiorców do korzystania z ulg, zwłaszcza gdy firmy korzystają lub chcą skorzystać z dotacji?
Samo słowo „warto” może nie wystarczyć.

DG: Za każdym razem, kiedy firma idzie po dotację i ją uzyskuje, to bezwzględnie powinna przeanalizować, czy w danym projekcie może wykorzystać też ulgę: badawczo-rozwojową, ulgę na prototyp, ulgę na robotyzację czy ulgę na ekspansję. Każda z tych ulg łączy się z dotacjami. Dla przykładu: Działanie Promocja marek innowacyjnych w MŚP łączy się z ulgą na marketing. Projekty inwestycyjne w ramach Kredytu Technologicznego czy SMART Ścieżka: Moduł wdrożenie znakomicie wpisują się w założenia ulgi na prototyp i na robotyzację. Podobnie Ścieżka SMART z modułem B+R idealnie pasuje do ulgi badawczo-rozwojowej.

Jeżeli firma prowadzi jednocześnie prace nad nowymi produktami, ale w skali firmy np. próbuje skopiować konkurencję lub optymalizuje swoją technologię, bo chce produkować taniej albo szybciej, to koszty tych projektów warto uwzględnić w uldze badawczo-rozwojowej. Czyli można wykorzystać nie tylko innowacyjne projekty dotacyjne, ale także naszą podstawową działalność do tego, żeby poszukać możliwości rozliczenia ulg. Coraz częściej rozliczamy firmy, które korzystają z dotacji i pełnego wachlarza ulg podatkowych. Ich roczne oszczędności idą w miliony złotych. Zatem ponownie podkreślę, że warto.

RSB: Dziękuję za rozmowę.