Mądre zarządzanie wierzytelnościami – patent na niesolidnych kontrahentów

Dla zarządzania wierzytelnościami wielkość firmy oraz skala jej działalności nie mają znaczenia. Bez względu na to, czy mamy do czynienia z jednoosobową działalnością gospodarczą, czy też potężną spółką giełdową, każdy podmiot powinien opracować schemat działań na wypadek wejścia we współpracę z niesolidnym kontrahentem oraz pojawienia się opóźnień w płatnościach. Oczywiście będzie on inny w przypadku firmy wystawiającej jedną fakturę w miesiącu – tu należy się skupić przede wszystkim na dokładnym i rzetelnym „prześwietleniu” partnera biznesowego przed nawiązaniem współpracy oraz na późniejszym monitorowaniu jego wiarygodności płatniczej. Inne zaś działania będą wskazane dla dużego podmiotu, gdzie poza prewencją i bieżącym monitorowaniem płatności należy mieć wypracowane skuteczne metody na wypadek konieczności podjęcia działań windykacyjnych. Wsparcie dla przedsiębiorców w zakresie zarządzania wierzytelnościami zapewnia współpraca z BIG InfoMonitor. Daje ona możliwość elastycznego dopasowania narzędzi w zależności od potrzeb oraz otoczenia biznesowego.

Na zarządzanie wierzytelnościami składa się kilka etapów. Najistotniejszym wydaje się aspekt prewencyjny, czyli wnikliwa i rzetelna weryfikacja kontrahenta, jeszcze przed pod-pisaniem z nim umowy. Od wyników weryfikacji może zależeć, czy w ogóle dojdzie do współpracy lub jaką formę ona przybierze i czy odroczonego terminu płatności nie zastąpi przedpłata. Weryfikacja klienta może odbywać się na kilka sposobów. Pierwszy i najbardziej prosty to prześledzenie rejestrów publicznoprawnych oraz wpisów zamieszczonych w internecie, np. opinii i komentarzy o danej firmie. Jest to jednak niewystarczające, a potrafi też być mylące, bo przecież nikt nie komunikuje swoich problemów finansowych na zewnątrz. Z drugiej strony każdy może paść ofiarą nieuczciwej konkurencji, która poprzez negatywne komentarze chce nadszarpnąć dobre imię danego przedsiębiorstwa.

Kolejnym krokiem w weryfikacji przyszłego partnera biznesowego może być skorzy-stanie z wywiadowni gospodarczych oraz giełd długów. Są to jednak bazy z reguły płatne i ich rzetelna analiza wymaga czasu. Najlepszym rozwiązaniem jest wykorzysta-nie gotowych raportów dostępnych w BIG InfoMonitor, który oferuje swoim klientom możliwość kompleksowego „prześwietlenia” kontrahenta w rejestrze dłużników i innych bazach. W ramach jednego zapytania raport pokaże informacje o zaległościach danego podmiotu (czasami także o jego terminowych płatnościach), a do tego dane z wywiadowni gospodarczej. Gdy sprawdzana firma wyrazi zgodę, można ją także prześwietlić pod kątem ewentualnych zaległości wobec banków i sektora finansowego widocznych w Biurze Informacji Kredytowej (BIK) i Związku Banków Polskich. Dostęp do tych danych daje w Polsce tylko BIG.

Kolejnym etapem zarządzania wierzytelnościami jest bieżący monitoring płatności. Dobrze zorganizowany proces wewnątrz organizacji pomaga stale śledzić prze-pływy finansowe i terminowość regulowania należności. Najistotniejszą kwestią jest przeciwdziałanie zatorom płatniczym, bo te bezpośrednio i negatywnie przekładają się na kondycję finansową firmy. Dodatkowym wsparciem dla tego procesu może być udostępniana przez BIG InfoMonitor usługa monitorowania kontrahenta. W sytuacji, gdy klient zostanie zgłoszony do Rejestru Dłużników przez innego dostawcę, który nie otrzymał należności, zostaniesz niezwłocznie o tym poinformowany, co pomoże Ci zadziałać wyprzedzająco.

Trzeci etap w procesie zarządzania wierzytelnościami to windykacja. Może ona mieć charakter polubowny, nakierowany na wspólne wypracowanie skutecznego i dogodnego modelu spłaty. Pomoże w tym zwykła rozmowa oraz ewentualne negocjacje, bo opóźnienie w płatności może mieć charakter incydentalny i losowy. Jednak, jeśli problem jest głębszy i wiąże się np. ze złą sytuacją finansową kontrahenta lub – co nie jest ewenementem – jego polityką biznesową wobec partnerów, należy podjąć bardziej radykalne działania.

Jednym z nich będzie wysłanie wezwania do zapłaty z sankcją wpisu do Rejestru Dłużników BIG InfoMonitor. Dłużnik jest informowany o zamiarze zgłoszenia na listę dłużników oraz o tym, że obecność w rejestrze może zablokować mu dostęp do finansowania i otrzymania kredytu w banku, ponieważ instytucje finansowe przed pod-pisaniem umowy sprawdzają wiarygodność płatniczą potencjalnego klienta. Robią to też inni przedsiębiorcy. Wpis to jasny sygnał dla otoczenia rynkowego, że dany podmiot jest niesolidny. Tego typu działa-nie godzące w wiarygodność firmy potrafi skutecznie motywować do naprawienia relacji biznesowych. Część organizacji reaguje na etapie otrzymania wezwania do zapłaty zapowiadającego wpis do rejestru. Inne spłacają zaległość po zgłoszeniu do rejestru, gdy znalezieni jako dłużnicy, nie mogą otrzymać kredytu, leasingu czy też podpisać innej istotnej dla siebie umowy. Oczywiście ostatecznością jest skierowanie sprawy na drogę sądową, ale w tym przypadku należy się liczyć z długą i często trudną batalią, która i tak nie zawsze ostatecznie zakończy się pozytywnie.

Pandemia i lockdown sektorowy, wojna w Ukrainie, wciąż wysoka inflacja oraz zmieniające się przepisy podatkowe to duże wyzwania nadal stojące przed każdą firmą. W tych realiach istotnym elementem jest posiadanie planu działania na każdą ewentualność, a sytuacja i potrzeby organizacji różnią się w zależności od wielkości, branży, otoczenia biznesowego oraz czynników mikro- i makroekonomicznych. Dlatego oferta BIG InfoMonitor dla firm ma elastyczny charakter. Klient może wybrać współpracę abonamentową o różnym zakresie – gwarantującą nieprzerwany dostęp do usług w cenie od 99 zł za miesiąc lub umowę elastyczną, w ramach której firma płaci tylko za okres, w którym korzysta z usług.

Pakiet elastyczny kierowany jest do niewielkich podmiotów (np. wystawiających jedną fakturę w miesiącu) chcących na szybko zweryfikować swojego przyszłego partnera biznesowego lub też pojawia im się opóźnienie w płatności, na które trzeba niezwłocznie zareagować. Abonament daje z kolei możliwość zapanowania nad każ-dym aspektem współpracy z kontrahentami, począwszy od weryfikacji na etapie ich pozyskania, poprzez monitorowanie płatności, na windykacji kończąc. Na finalną cenę abonamentu wpływa głównie liczba i zakres kontrahentów, których chcemy sprawdzać. Mniejsze znaczenie ma fakt, czy dana firma współpracuje z konsumentami, czy też z przedsiębiorcami. Co istotne, BIG Info-Monitor nie pobiera opłat za umieszczanie ani usuwanie dłużników w Rejestrze Dłużników. Jedyny koszt poza abonamentem po stronie klienta wiąże się z koniecznością wysyłki wezwania do zapłaty. Przygotowanie i wysłanie takiego wezwania przez BIG InfoMonitor to wydatek 7,40 zł. Jak wynika z badań, 9 na 10 przedsiębiorców uważa, że BIG jest pomocny w procesie miękkiej windykacji. Niemal dwie trzecie firm korzy-stających z wezwań do zapłaty i wpisu do rejestru BIG InfoMonitor informuje, że pozwoliło im to odzyskać przynajmniej część należności. Efekt jest tym lepszy, im szybciej zaczniemy działać.

Materiał powstał we współpracy komercyjnej z firmą BIG InfoMonitor

Opracowanie: Sławomir Panek