Nowoczesne narzędzia IT w cyfrowej transformacji biznesu

Klienci, z którymi pracujemy, doskonale zdają sobie z tego sprawę. W ostatnich pięciu latach działalności zaobserwowaliśmy intensyfikację zleceń z dużych i średnich firm produkcyjnych i handlowych, które dotyczą wsparcia lub poprowadzenia transformacji. Przedsiębiorstwa te zauważają, że Polska przestała być krajem o niskim koszcie siły roboczej. Wzrost kosztów pracy oraz rosnące wymagania jakościowe sprawiają, że konieczne jest poszukiwanie nowych rozwiązań i technologii.

Dodatkowo dostawcy z Dalekiego Wschodu, szczególnie z Chin lub Indii, szybko nadrabiają opóźnienia technologiczne. Są w stanie dostarczać tani, wysokiej jakości produkt, który jeszcze kilka lat temu był niedostępny. To zmusza polskie firmy do jeszcze większej innowacyjności i efektywności, aby mogły one konkurować na globalnym rynku. W obliczu tych wyzwań transformacja staje się nie tylko opcją, ale wręcz koniecznością.

Transformację, którą opisujemy, możemy nazwać projektem przeprowadzenia organizacji z punktu A, w którym obecnie się znajduje, do punktu B, który jest opisem sytuacji docelowej. Proces ten jest niezwykle skomplikowany i wymaga starannego planowania oraz precyzyjnego wykonania. Firmy produkcyjne i przemysłowe muszą przede wszystkim zmodyfikować koszty realizowanych procesów bez obniżania ich jakości. Jest to zadanie wymagające, ponieważ każda zmiana w procesie produkcyjnym może mieć daleko idące konsekwencje dla całej organizacji.

Kluczowe jest właściwe zidentyfikowanie tych procesów, które w największym stopniu wpływają na osiągnięcie pożądanego rezultatu. W tym celu stosuje się zasadę Pareto, która mówi, że maksymalnie 20% procesów realizowanych w firmie generuje co najmniej 80% wartości dodanej. Oznacza to, że transformując organizację, nie musimy zmieniać wszystkiego naraz, lecz powinniśmy właściwie priorytetyzować procesy i modyfikować je jeden po drugim w sposób zwinny, koncentrując się na tempie i efekcie zmian, a nie na liczbie równocześnie modyfikowanych procesów.

W praktyce oznacza to, że najpierw należy dokładnie przeanalizować wszystkie procesy zachodzące w firmie i zidentyfikować te, które mają największy wpływ na wyniki finansowe i operacyjne. Następnie, na podstawie tej analizy, należy opracować plan działania, który będzie uwzględniał priorytetyzację procesów do modyfikacji. Ważne jest, aby zmiany były wprowadzane stopniowo i w sposób kontrolowany, aby uniknąć zakłóceń w działalności firmy.

Transformacja organizacji to nie tylko zmiana procesów, ale także zmiana kultury organizacyjnej. Pracownicy muszą być świadomi celów i korzyści wynikających z wprowadzanych zmian oraz być gotowi do współpracy i adaptacji. W tym kontekście kluczowe jest zaangażowanie kadry zarządzającej, która powinna pełnić rolę liderów i mentorów, wspierając pracowników na każdym etapie transformacji.

Dodatkowo wprowadzenie nowych technologii i narzędzi może znacząco przyspieszyć proces transformacji. Automatyzacja, cyfryzacja oraz wykorzystanie sztucznej inteligencji pomogą w optymalizacji procesów i zwiększeniu efektywności. Jednakże wdrożenie nowych technologii wymaga odpowiedniego przygotowania i szkolenia pracowników, aby mogli oni w pełni wykorzystać ich potencjał.

Co należy zrobić, by skutecznie przeprowadzić zmianę w organizacji produkcyjnej, handlowej i przemysłowej? Przede wszystkim należy ją potraktować jako projekt, którego zakresem będzie uruchomienie na nowo i w nowy sposób wybranych procesów. Kluczowe jest, aby zmiana była dobrze zaplanowana i zarządzana, co pozwoli na osiągnięcie zamierzonych celów w sposób efektywny i zminimalizuje ryzyko niepowodzenia.

Punktem odbioru będą dostarczone przez zespół projektowy tak zwane produkty projektu, czyli namacalne i niematerialne wyniki prac w projekcie. Produkty te mogą obejmować nowe procedury, zaktualizowane systemy informatyczne, zmodyfikowane linie produkcyjne, a także szkolenia dla pracowników. Ważne jest, aby były jasno zdefiniowane i mierzalne, co pozwoli na ocenę postępów i skuteczności projektu.

Projekt zaczyna się w momencie diagnozy stanu obecnego organizacji. Diagnoza ta powinna obejmować szczegółową analizę wszystkich procesów, zasobów i struktur organizacyjnych. Celem analizy jest zidentyfikowanie obszarów wymagających poprawy oraz określenie potencjalnych przeszkód i ryzyk związanych z wdrożeniem zmian. Na podstawie wyników diagnozy zespół projektowy opracowuje plan działania, który uwzględnia priorytetyzację procesów do modyfikacji oraz harmonogram wdrożenia zmian.

Projekt kończy się w momencie uzyskania gotowości do wdrożenia rezultatów projektu. Oznacza to, że wszystkie zaplanowane zmiany zostały wprowadzone, a organizacja jest przygotowana do ich pełnego wdrożenia i eksploatacji. W tym momencie kluczowe jest przeprowadzenie testów i próbnych wdrożeń, które pozwolą na ocenę skuteczności wprowadzonych zmian oraz identyfikację ewentualnych problemów i obszarów wymagających dalszej optymalizacji.

Technologia IT odgrywa kluczową rolę w identyfikacji procesów, które wymagają transformacji w organizacji. Wspiera ten proces poprzez wykorzystanie benchmarkingu, analizę kluczowych wskaźników wydajności (KPI) zarówno docelowych, jak i obecnych, oraz analizę odchyleń. Dzięki temu możliwe jest wskazanie procesów, które wymagają zmiany, aby osiągnąć pożądane rezultaty.

Benchmarking pozwala na porównanie wydajności procesów z najlepszymi praktykami w branży, co umożliwia identyfikację obszarów wymagających poprawy. Analiza KPI pomaga w monitorowaniu i ocenie efektywności procesów, a analiza odchyleń pozwala na zidentyfikowanie różnic między stanem obecnym a docelowym.

Dodatkowo mapowanie procesów za pomocą notacji BPMN (Business Process Model and Notation) jest niezwykle przydatne w wizualizacji i analizie procesów biznesowych. BPMN umożliwia tworzenie czytelnych diagramów, które przedstawiają przepływ pracy i interakcje między różnymi elementami procesu. Dzięki temu można łatwo zidentyfikować wąskie gardła, redundancje oraz inne problemy, które mogą wpływać na efektywność procesów.

Mapowanie BPMN wspiera również komunikację między zespołami, ponieważ dostarcza jednoznacznego i zrozumiałego obrazu procesów, co ułatwia współpracę i koordynację działań. W rezultacie, organizacje mogą skuteczniej planować i wdrażać zmiany, koncentrując się na kluczowych procesach, które mają największy wpływ na osiągnięcie celów biznesowych.

Zidentyfikowanie i opisanie procesów według ustalonej formy oraz standardów zgodnych z metodą budowania diagramów BPMN to dopiero początek drogi. Budując opis stanu obecnego, powinniśmy już myśleć o kształcie docelowym procesu. Jest to istotne, by nie skupić się na tym, co jest, lecz wizualizować sekwencję zadań realizowaną przez nasz zespół w przyszłości. Narzędzia BPMN, choć są przydatne i potrafią samodzielnie zidentyfikować miejsca nieścisłości i luki w procesach, nie są odpowiedzią na wszelkie nurtujące nas pytania. Dobrą praktyką jest poddanie zobrazowanego stanu obecnego konstruktywnej krytyce, czasem nawet przez osoby, które nie brały udziału w jego tworzeniu, ale są zaznajomione i rozumieją dany proces. Dzięki temu, jesteśmy w stanie znaleźć miejsca bądź sekwencje, które należy zmienić, by usprawniane przez nas procesy były konkurencyjne i zgodne z wymaganiami.

Jako ilustrację podam wdrożenie, które prowadziliśmy dla jednego z banków, w którym czas realizacji określonego procesu (procedowanie wniosku i podjęcie decyzji) był kompletnie niekonkurencyjny w stosunku do ofert innych banków. Procedowanie wniosku w 10 dni, podczas gdy innym zajmowało to 4 godziny. Sytuacja wymagała kompletnego przemodelowania przepływów, punktów decyzyjnych i odpowiedzialności. Diagnoza stanu obecnego procesu (AS-IS) w formie diagramu flop chart (BPMN) wskazała liczne błędy logiczne, przerost formy nad treścią oraz kumulację odpowiedzialności w zbyt wąskim gronie decyzyjnym. Definiując docelowy kształt procesu, skorzystaliśmy z wiedzy eksperckiej, jak również zamkniętych modeli analitycznych AI, dzięki którym, zadając odpowiednie pytania, otrzymaliśmy informację o pożądanych czasach normatywnych, zgodnych ze standardem rynkowym.

Rys. 1. Przykładowa mapa BPMN opisująca fragment procesu realizacji inwestycji kapitałowej (CAPEX)

Jak wspomniano wcześniej, tak fundamentalne zmiany transformacyjne należy wdrażać w formule działań projektowych. W tym kontekście narzędzia IT zaczynają odgrywać coraz większą rolę, decydując o tym, czy oprogramowanie, które posiadamy, będzie wspierać efektywne przeprowadzenie projektów, czy też skutecznie odciągać nasz zespół od celu realizacji, jakim jest szybkie i możliwie bezbolesne zakorzenienie nowych nawyków w firmie.

Podczas planowania wdrożenia zmiany i podjęcia decyzji o wykorzystaniu do tego nowoczesnych systemów IT, należy pamiętać, że wybór właściwego narzędzia ma bardzo istotne znaczenie. Z drugiej jednak strony samo wdrożenie narzędzia nie przyniesie oczekiwanego rezultatu, jeśli zmiana nie zostanie przeprowadzona holistycznie, w sposób zaplanowany i w formie konsekwentnych działań. Obecnie, pragnąc wprowadzić firmę na ścieżkę szybkiego rozwoju, musimy działać symultanicznie, restrukturyzując jak najwięcej procesów, biorąc pod uwagę naszą optymalną przepustowość. Realizacja zbyt wielu działań jednocześnie powoduje równoczesne zwiększenie wysiłku i zmniejszenie ostatecznego skumulowanego efektu. Z definicji powinniśmy więc odrzucić narzędzia, które nie są holistycznym rozwiązaniem umożliwiającym śledzenie obciążenia kluczowych zasobów we wszystkich projektach, gdyż budują one fałszywy obraz fikcyjnej dostępności. Osoba przyporządkowana na 20% czasu do ośmiu projektów w rzeczywistości nie ma szans wykonać wszystkich zaplanowanych zadań w oczekiwanym terminie.

W kontekście zarządzania projektami kluczowe jest zrozumienie, że efektywność działań zależy nie tylko od umiejętności zespołu, ale również od narzędzi, które wspierają ich pracę. Narzędzia IT, które są dobrze zintegrowane z procesami firmy, mogą znacząco zwiększyć produktywność i skuteczność realizacji projektów. Dlatego tak ważne jest, aby wybierać oprogramowanie, które nie tylko spełnia techniczne wymagania, ale również wspiera strategiczne cele firmy.

Wybór odpowiedniego narzędzia IT powinien być przemyślany i oparty na analizie potrzeb firmy oraz możliwości integracji z istniejącymi systemami. Narzędzia, które oferują holistyczne podejście do zarządzania projektami, umożliwiają śledzenie obciążenia zasobów, monitorowanie postępów i identyfikowanie potencjalnych problemów na wczesnym etapie. Dzięki temu możliwe jest efektywne zarządzanie czasem i zasobami, co przekłada się na lepsze wyniki i szybsze osiągnięcie celów.

Warto również zwrócić uwagę na aspekty związane z użytkowaniem narzędzi IT. Intuicyjność interfejsu, łatwość obsługi oraz możliwość dostosowania do specyficznych potrzeb firmy są kluczowe dla zapewnienia rzeczywistego wsparcia pracy zespołu, zamiast dodatkowego obciążenia. Wybierając narzędzia, które są elastyczne i łatwe w użyciu, sprawiamy, że zespół będzie mógł skupić się na realizacji projektów, a nie na rozwiązywaniu problemów technicznych.

Ważne jest również, aby wybrane narzędzie wspomagające transformację pozwalało na łatwą integrację z innymi systemami informatycznymi firmy. Przy obecnym stopniu rozwoju oprogramowania ręczne przepisywanie danych z systemu CRM do ERP oraz narzędzi do zarządzania projektami powinno być surowo zakazane. Automatyzacja procesów i integracja systemów to kluczowe elementy, które pozwalają na efektywne zarządzanie danymi i zasobami. Dzięki temu możliwe jest uniknięcie błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych oraz oszczędność czasu, który można przeznaczyć na bardziej wartościowe zadania.

Integracja systemów informatycznych pozwala także na płynny przepływ informacji między różnymi działami firmy, co z kolei przekłada się na lepszą współpracę i koordynację działań. Wybór narzędzia umożliwiającego łatwą integrację zapewnia dostępność wszystkich danych w jednym miejscu, co ułatwia podejmowanie decyzji opartych na pełnym obrazie sytuacji. To z kolei prowadzi do bardziej efektywnego zarządzania projektami i lepszego wykorzystania zasobów.

Mniej istotny, choć nie do pominięcia, jest aspekt estetyczny oprogramowania. Intuicyjny i przejrzysty interfejs użytkownika może znacząco wpłynąć na komfort pracy zespołu. Oprogramowanie, które jest przyjemne w użyciu, może zwiększyć zaangażowanie pracowników i ich satysfakcję z pracy. Estetyka oprogramowania może również wpływać na postrzeganie firmy przez klientów i partnerów biznesowych, co jest ważnym elementem budowania pozytywnego wizerunku.

Podsumowując, kluczowe aspekty transformacji cyfrowej dotyczą:

1. Analizy procesów:zidentyfikowania procesów, które mają największy wpływ na wyniki finansowe i operacyjne firmy oraz stosowanie zasady Pareto, która mówi, że 20% procesów generuje 80% wartości dodanej.
2. Planowania i priorytetyzacji:opracowania planu działania, który uwzględnia priorytetyzację procesów do modyfikacji oraz harmonogramu wdrożenia zmian.
3. Zmiany kultury organizacyjnej: zaangażowania pracowników i kadry zarządzającej w proces transformacji, aby zapewnić współpracę i adaptację do nowych warunków.
4. Wykorzystania nowych technologii: automatyzacja, cyfryzacja oraz sztuczna inteligencja mogą znacząco przyspieszyć proces transformacji i zwiększyć efektywność.

Niebagatelną rolę w przełomowych transformacjach odgrywa technologia IT, która pozwala na:

• Skuteczny benchmarking:porównanie wydajności procesów z najlepszymi praktykami w branży, z wykorzystaniem algorytmów AI.
• Analizę KPI:monitorowanie i ocenę efektywności procesów.
• Mapowanie procesów BPMN:wizualizację i analizę procesów biznesowych, identyfikację wąskich gardeł i redundancji.
• Efektywne zarządzanie pracą: monitorowanie i zarządzanie przepływem zadań i zasobami, klarowna wizja wszystkich etapów, nie tylko tych najbliższych.