Błędy w negocjacjach – jak ich uniknąć?

Kluczem do sukcesu jest również umiejętność strategicznego ujawniania informacji, przygotowania się na trudne spotkania oraz składania racjonalnych propozycji. To cechy, które charakteryzują wielu skutecznych negocjatorów. To jednak nie znaczy, że ich rozmowy biznesowe zawsze przebiegają jak z płatka. Tak naprawdę są cztery podstawowe błędy, które może popełnić każdy – nawet mistrz negocjacji.

Jednym z najczęściej popełnianych, a zarazem najbardziej kosztownych błędów, jest nieodpowiednie dawkowanie informacji. Mają z tym problem zwłaszcza ci, którzy dopiero zdobywają doświadczenie w negocjowaniu. Kierując się uczciwością, decydują się często na zbyt szybkie odsłonięcie kart. Wierzą, że otwartość pomoże im zyskać zaufanie drugiej strony i ułatwi osiągnięcie porozumienia. Niestety, jeśli zbyt szybko powiemy zbyt dużo, układ sił w naszych negocjacjach może się zmienić – i to nie na naszą korzyść. Możemy osłabić swoją pozycję negocjacyjną, co utrudni nam wypracowanie korzystnego porozumienia.

Wyobraźmy sobie, że manager sprzedaży prowadzi negocjacje z nowym klientem. Już na wczesnym etapie rozmowy, zanim kontrahent zdąży jasno przedstawić swoje potrzeby i oczekiwania, manager zaczyna mówić o możliwych zniżkach. Tym samym negocjator ogranicza sobie pole do dalszych ustępstw, które mogłyby zostać wykorzystane jako element budowania wartości porozumienia. Dla klienta rabaty stają się w tym momencie elementem oferty, a nie czymś, co mógłby wynegocjować.

Ten przykład pokazuje, że nie chodzi o to, by nie mówić nic, a o to, jak i kiedy powiedzieć. Zamiast od razu wykładać wszystkie karty na stół, warto reagować na rozwój sytuacji. O co dokładnie chodzi? Przede wszystkim powinniśmy aktywnie słuchać, zadawać pytania i analizować odpowiedzi. W ten sposób zdobędziemy więcej informacji o tym, jak wygląda sytuacja po drugiej stronie stołu negocjacyjnego. To z kolei ułatwi nam dopasowanie naszej wstępnej oferty, by na późniejszym etapie była bardziej „skrojona na miarę”.

Kolejnym ryzykowanym zachowaniem jest szybkie przyznawanie się do swoich słabości lub ograniczeń. Ma to często miejsce w stresujących sytuacjach bądź gdy jesteśmy pod presją czasu. Dlaczego to błąd? To oczywiste – w negocjacjach każda słabość może zostać wykorzystana przeciwko nam. Nie oznacza to jednak, że nie należy ujawniać informacji o trudnościach, z jakimi się borykamy. Wręcz przeciwnie – to ważny element budowania transparentności. Ważne jest jednak, by przedstawić to w odpowiednim czasie i w odpowiedni sposób.

Uczestnik jednego z treningów negocjacyjnych opowiadał mi kiedyś o sytuacji, która bardzo dobrze obrazuje ryzyko związane z ujawnianiem swoich ograniczeń w nieodpowiednim czasie. Pewien przedsiębiorca negocjował z bankiem warunki kredytowe. Na samym początku rozmów, zamiast przedstawić mocne argumenty przemawiające za jego ofertą, zaczął tłumaczyć się ze wcześniejszych problemów finansowych firmy. Bank, wiedząc o tej słabości, wykorzystał ją na swoją korzyść – był to dla instytucji argument za tym, by udzielić przedsiębiorcy wyżej oprocentowanego finansowania.

Przytoczona sytuacja potwierdza, jak ważne jest, by odpowiednio zarządzać informacjami o naszych ograniczeniach czy trudnościach, z jakimi się borykamy. Powinniśmy je ujawniać wyłącznie wtedy, gdy jest to absolutnie konieczne i uzasadnione z punktu widzenia strategii negocjacyjnej. Dodatkowo powinniśmy zwrócić szczególną uwagę na to, w jaki sposób zostanie to zakomunikowane. Mówiąc o słabych stronach, musimy koncentrować się na nie na problemie, a na rozwiązaniu. Postawić na jasny przekaz: „stoimy w obliczu wyzwania, ale wiemy, jak sobie z nim poradzić”. Dzięki temu pokażemy, że mamy plan i ze słabości zrobimy atut.

Każdy negocjator wie, że rozmowy biznesowe nie zawsze przebiegają zgodnie z planem. Spokojne spotkanie może w jednej chwili przerodzić się w ostrą wymianę argumentów przepełnioną silnymi emocjami i propozycjami „nie do przyjęcia”. Jeśli nie będziemy przygotowani na taką ewentualność, może się to skończyć osłabieniem naszej siły negocjacyjnej. Z tego powodu dobry negocjator zawsze „oczekuje nieoczekiwanego” – przewiduje potencjalne kryzysy zawczasu, tak by mieć ułożony plan awaryjny.

Pamiętam sytuację z mojej młodości, gdy jako manager ds. zakupów przystąpiłem do rozmów z dostawcą, mając świadomość, że firma, którą reprezentuję, miała w przeszłości problemy z terminowością dostaw. Nie przewidziałem, że dostawca wyciągnie ten temat i nie przygotowałem się odpowiednio na taką ewentualność. Gdy wspomniana kwestia została poruszona w trakcie rozmów, przyjąłem pozycję defensywną i utraciłem możliwość uzyskania lepszych warunków umowy. To była lekcja, która zapamiętam do końca życia.

Przygotowywanie zbyt ogólnych propozycji – takich, których zapisy umożliwiać będą wiele interpretacji – jest kolejnym z najczęstszych błędów popełnianych przez negocjatorów. W naszej ofercie muszą być konkrety, inaczej może dojść do nieporozumień. Jeśli zaproponujemy drugiej stronie np. samochód, nie określając koloru, może się okazać, że zamiast zielonego, który planowaliśmy sprzedać, kontrahent wybierze niebieski. Co więcej, jakiekolwiek niejasności w ofercie mogą sprawić, że druga strona będzie miała trudność z oceną naszej propozycji. Może to zmniejszyć szansę na porozumienie, a w skrajnych przypadkach prowadzić do zerwania negocjacji, jeszcze zanim rozmowa rozpocznie się na dobre.

Przestrogą przed składaniem zbyt ogólnych ofert może być case firmy, która negocjuje ze swoim partnerem biznesowym rabat na długoterminowe zamówienia. Przedstawiona propozycja jest jednak mało precyzyjna i brak w niej konkretów – nie uwzględnia takich elementów jak realne koszty produkcji ani nie współgra ze strategią klienta. Kontrahent nie widzi w niej nic, co przemawiałoby za jej podpisaniem i odrzuca ją, ponieważ nie ma pełnej informacji o kosztach, jakości czy korzyściach długoterminowych.

Morał z tej historii jest taki, że nasze propozycje powinny zawsze być oparte na twardych danych, faktach i logicznych przesłankach oraz odpowiednio dopasowane do potrzeb i oczekiwań drugiej strony. Powinniśmy uzasadnić każdy element oferty – dlaczego jest on istotny i jakie korzyści może przynieść. W ten sposób osoba po drugiej stronie stołu będzie mogła łatwo i szybko ocenić wartość oferty. Co ważne, to wyraz szacunku – sygnał, że nie działamy przypadkowo, a w oparciu zidentyfikowane potrzeby i ograniczenia drugiej strony.

Negocjacje to sztuka, która wymaga nie tylko umiejętności miękkich, takich jak aktywne słuchanie czy zarządzanie emocjami, ale także precyzyjnych, racjonalnych działań. Każde niedopatrzenie lub błąd mogą nas dużo kosztować. Negocjatorzy, którzy skutecznie zarządzają tym, co ujawniają oraz kiedy to robią, a także precyzyjnie formułują swoje propozycje, mają większą szansę na osiągnięcie sukcesu.

Kluczem jest dobre przygotowanie, kontrolowanie informacji, strategiczne ujawnianie danych oraz składanie ofert racjonalnych i dobrze uzasadnionych. To wszystko pomaga uniknąć błędów i pozwala w partnerskiej atmosferze wypracować korzystne dla obu stron rozwiązanie. To bardzo ważne, ponieważ sukces negocjacyjny to paradoksalnie wcale nie jest podpisanie umowy. Dobrze przeprowadzone negocjacje powinny prowadzić do długofalowych, korzystnych relacji, które będą procentować przez wiele lat. To nadrzędny cel każdych rozmów.