Szukaj

Zaloguj

Zaloguj się

Jesteś nowym klientem?

Zarejestruj się

Szukaj

Zaloguj

Zaloguj się

Jesteś nowym klientem?

Zarejestruj się
Strona Główna/Artykuły/Dziewięć pułapek doskonalenia procesów biznesowych, część 2

ROZWÓJ FIRMY

Dziewięć pułapek doskonalenia procesów biznesowych, część 2

W dzisiejszym dynamicznie zmieniającym się świecie biznesu byłoby dobrze, gdyby organizacje były zwinniejsze, otwarte na innowacje i gotowe do dostosowania się do nowych wyzwań. Jednym z kluczy do osiągnięcia tych celów jest doskonalenie procesów biznesowych – systematyczna analiza, ocena i poprawa istniejących procesów, aby zwiększyć ich efektywność i jakość.


Data publikacji: 16.04.2024

Data aktualizacji: 16.04.2024

Podziel się:

To nieustanne dążenie do doskonałości, które przekłada się na zadowolenie klientów, wzrost rentowności i trwały sukces organizacji. Oczywiście aby to się powiodło konieczne jest spełnienie określonych warunków, by zminimalizować ryzyko niepowodzenia wprowadzenia ciągłego doskonalenia procesów w życie.

Przyjrzyjmy się kolejnym pułapkom związanym z doskonaleniem procesów biznesowych. Pierwsze pięć z nich omówiliśmy w „SMART Business” 3/2023.

Brak szkoleń i wsparcia dla pracowników

Brak szkoleń i wsparcia dla pracowników w procesie ciągłego doskonalenia często buduje barierę kompetencyjną „Nie umiem” i barierę motywacyjną „Nie wiem, co w tym jest dla mnie”. Dlatego tak ważne jest zaplanowanie ścieżki rozwoju kompetencji pracowników w procesie ciągłego doskonalenia. Pracownicy, którzy otrzymują odpowiednie szkolenia i wsparcie, czują się bardziej doceniani i zmotywowani do uczestnictwa w procesie doskonalenia. Szkolone i wspierane zespoły pracują efektywniej, co przekłada się na lepsze wyniki dla organizacji. Szkolenia pomagają pracownikom unikać błędów, co prowadzi do wyższej jakości pracy.

 

Jak skutecznie szkolić i wspierać pracowników w ciągłym doskonaleniu?

  • Indywidualne podejście. Dostosowuj szkolenia do indywidualnych potrzeb i poziomu wiedzy pracowników.
  • Praktyczne szkolenia. Oferuj szkolenia oparte na praktycznych ćwiczeniach i symulacjach, które odzwierciedlają rzeczywiste sytuacje w miejscu pracy.
  • Regularne aktualizacje. Zapewnij regularne szkolenia, aby pracownicy byli na bieżąco z najnowszymi tendencjami i najlepszymi praktykami.
  • Wsparcie po szkoleniu. Oferuj wsparcie po szkoleniu, takie jak mentoring, konsultacje czy dostęp do zasobów, które pomogą pracownikom wdrażać nową wiedzę w praktyce.Co może się wydarzyć, gdy zabraknie szkoleń i wsparcia dla pracowników? Firma A wprowadziła nowy system informatyczny, ale nie przeszkoliła pracowników z jego obsługi. W rezultacie popełniali oni błędy, co prowadziło do utraty danych i spadku wydajności. Organizacja B zdecydowała się na reorganizację procesów, ale nie zapewniła zespołowi wsparcia w zakresie adaptacji do nowych procedur. W rezultacie pracownicy czuli się zagubieni i zdemotywowani, co doprowadziło do wzrostu rotacji w zespole.

Szkolenia i wsparcie dla pracowników są kluczowymi elementami procesu ciągłego doskonalenia. Bez odpowiedniego przygotowania i wsparcia członkowie zespołu mogą napotkać trudności w adaptacji do zmian, co potencjalnie prowadzi do niepowodzeń w doskonaleniu organizacji.

Brak komunikacji

Zdolność do skutecznej komunikacji staje się nie tylko atutem, ale także koniecznością dla firm. Wyobraź sobie orkiestrę, w której każdy muzyk gra bez uwzględnienia wskazówek dyrygenta lub gry innych członków zespołu. Dźwięki, jakie wydobywałby taki zespół, byłyby chaotyczne i nieharmonijne. Podobnie jest w organizacjach – bez jasnej, spójnej i ciągłej komunikacji inicjatywy doskonalenia mogą stać się źródłem nieporozumień, frustracji i nieefektywności.

 

Przyjrzymy się, dlaczego komunikacja jest tak ważna w procesie doskonalenia i jak może stać się kluczem do sukcesu każdej organizacji.

  • Zrozumienie i akceptacja. Komunikacja pomaga pracownikom zrozumieć cel i korzyści związane z inicjatywami doskonalenia, co zwiększa ich akceptację i zaangażowanie.
  • Koordynacja działań. Skuteczna komunikacja zapewnia, że wszystkie zespoły i jednostki pracują razem i są zsynchronizowane w dążeniu do wspólnego celu.
  • Zmniejszenie niepewności. Regularna i jasna komunikacja zmniejsza niepewność i obawy pracowników związane z wprowadzanymi zmianami.
  • Zbieranie informacji zwrotnej. Komunikacja umożliwia zbieranie opinii i informacji zwrotnych od pracowników, co jest kluczowe dla ciągłego doskonalenia i adaptacji.
  • Komunikacja to nie tylko przekazywanie informacji. To sztuka budowania mostów, łączenia ludzi i kształtowania kultury organizacyjnej, która sprzyja ciągłemu doskonaleniu. W erze cyfrowej, gdy informacje przepływają szybciej niż kiedykolwiek wcześniej, łatwo jest pominąć ludzki aspekt komunikacji. Jednak to właśnie ludzie są sercem każdej organizacji, a ich zaangażowanie, zrozumienie i współpraca są kluczem do skutecznego doskonalenia.

 

Jak więc możemy zadbać o to, by komunikacja w naszej organizacji była jasna, skuteczna i motywująca?

  • Regularne spotkania. Organizuj regularne spotkania zespołów, na których omawiane są postępy, wyzwania i plany dotyczące doskonalenia.
  • Kanały komunikacji. Ustal jasne kanały komunikacji, takie jak biuletyny, e-maile, platformy komunikacyjne, które umożliwiają szybki przepływ informacji.
  • Szkolenia z komunikacji. Organizuj szkolenia z zakresu komunikacji dla kierownictwa i pracowników, aby poprawić umiejętności komunikacyjne.
  • Otwarte drzwi. Wprowadź politykę „otwartych drzwi”, która zachęca pracowników do dzielenia się opiniami, pytaniami i obawami z kierownictwem.
  • Narzędzia współpracy. Wykorzystuj narzędzia do współpracy i zarządzania projektami, które ułatwiają komunikację i koordynację działań między zespołami.

 

A co w sytuacji, gdy komunikacja w organizacji kuleje? Firma A wprowadziła nową strategię biznesową, ale nie zakomunikowała jej jasno pracownikom. W rezultacie różne działy odmiennie rozumiały wytyczne i działały niezgodnie z nową strategią, co prowadziło do konfliktów i nieefektywności.


Samozadowolenie jest hamulcem zmiany i usypia czujność rynkową.


Niewłaściwe zrozumienie doskonalonego procesu

Zrozumienie procesów, które poddajemy zmianom, jest absolutnie kluczowe. Wyobraź sobie chirurga, który przystępuje do operacji bez pełnej wiedzy o anatomii pacjenta, lub inżyniera budującego most bez zrozumienia podstaw mechaniki. Brzmi to absurdalnie, prawda? Podobnie jest z doskonaleniem procesów w organizacji. Bez głębokiego zrozumienia tego, co i dlaczego doskonalimy, nasze wysiłki mogą okazać się nie tylko nieskuteczne, ale wręcz szkodliwe.

Jak zapewnić, że zespół ma pełne zrozumienie procesów, które są doskonalone? Piszę o tym w książce „Mapowanie procesów biznesowych krok po kroku. Produkcja – usługi – HR”. Mówiąc bardzo skrótowo, trzeba zanurkować w działający proces od wejścia do wyjścia i go zmapować, najlepiej z zespołem. Idąc przez proces, ujrzysz, co działa, a co wymaga usprawnienia lub usunięcia z procesu. Tu nie ma drogi na skróty. Jeśli tego nie zrobisz, każde działanie doskonalące będzie tylko plasterkiem, który odpadnie wcześniej czy później. Nie ujrzysz prawdziwych problemów bez zanurzenia się w proces. Proste? Nie, trudne i konieczne. Co może się stać, gdy usprawniasz proces bez jego pełnego zrozumienia? Po prostu możesz go popsuć.

 

Skupianie się na objawach, a nie na przyczynach źródłowych problemów

Łatwo jest skupić się na tym, co widoczne i natychmiastowe. Objawy problemów często są bardziej widoczne i dają się szybko zidentyfikować, podczas gdy ich prawdziwe przyczyny mogą być ukryte głębiej w strukturze i funkcjonowaniu organizacji. Niemniej jednak, podobnie jak lekarz, który leczy tylko objawy choroby, a nie jej przyczynę, organizacje, które nie docierają do źródła problemu, mogą znajdować się w niekończącym się cyklu gaszenia pożarów.

Dlatego tak ważne jest, aby dążyć do zrozumienia i rozwiązania głównych źródeł problemów, zamiast skupiać się wyłącznie na ich objawach. Skupianie się tylko na objawach prowadzi do wprowadzania rozwiązań krótkoterminowych, które nie rozwiązują głównego problemu. Często po wprowadzeniu takich rozwiązań zaprzestaje się dalszej analizy problemu, uznając go za rozwiązany.

W biznesie nieustanne naprawianie objawów bez rozwiązania głównego problemu może prowadzić do marnowania zasobów, frustracji pracowników i klientów oraz utraty konkurencyjności na rynku. Dlatego tak ważne jest, aby organizacje miały narzędzia i strategie, które pozwolą im identyfikować i rozwiązywać główne przyczyny problemów, a nie tylko ich objawy.

Kiedy pracownicy widzą, że ich wysiłki nie przynoszą trwałych rozwiązań, mogą czuć, że ich praca jest marnowana. Może to prowadzić do spadku motywacji, zaangażowania i produktywności. Ponadto jeśli pracownicy czują, że zarząd nie podejmuje odpowiednich działań, aby rozwiązać główne przyczyny problemów, mogą stracić zaufanie do kierownictwa. W dłuższej perspektywie niezadowolenie i frustracja mogą prowadzić do większej rotacji członków zespołu, co wiąże się z dodatkowymi kosztami rekrutacji i szkolenia nowych pracowników.


Organizacje, które nie docierają do źródła problemu, mogą znajdować się w niekończącym się cyklu gaszenia pożarów.


Jak ustalić prawdziwe przyczyny źródłowe problemów?

Praca na liczbach, danych i faktach:

  1. Zbieraj dane i analizuj je, aby zrozumieć, gdzie i kiedy pojawiają się problemy.
  2. Używaj narzędzi analitycznych, takich jak analiza trendów, histogramy czy wykresy Pareto, aby zidentyfikować najważniejsze obszary do poprawy.
  3. Unikaj podejmowania decyzji opartych wyłącznie na subiektywnych opiniach. Fakty i liczby dostarczają obiektywnego obrazu sytuacji.

 

Zbudowanie własnego systemu rozwiązywania problemów:

  1. Opracuj system dostosowany do specyfiki Twojej organizacji, który uwzględnia jej unikalne wyzwania i potrzeby.
  2. Jeśli tworzenie własnego systemu jest zbyt czasochłonne lub skomplikowane, rozważ skorzystanie z gotowych rozwiązań, które można dostosować do wymagań Twojej organizacji.

 

Szkolenia w zakresie rozwiązywania problemów:

  1. Inwestuj w szkolenia dla pracowników, aby zapewnić im umiejętności niezbędne do skutecznego rozwiązywania problemów.
  2. Upewnij się, że szkolenia są praktyczne i dostosowane do rzeczywistych wyzwań, przed którymi stoi Twoja organizacja.

 

Zbudowanie interdyscyplinarnych zespołów rozwiązywania problemów:

  1. Utwórz interdyscyplinarne zespoły składające się z pracowników z różnych działów, którzy będą pracować nad konkretnymi problemami.
  2. Przydziel zespołom odpowiednie kategorie problemów, aby mogły skoncentrować się na rozwiązaniu konkretnych wyzwań.
  3. Regularnie przeglądaj postępy i wyniki pracy zespołów, aby upewnić się, że działają skutecznie i osiągają zamierzone cele.

Pamiętaj, że kluczem do skutecznego rozwiązywania problemów jest systematyczne podejście, które opiera się na faktach i danych, a nie na subiektywnych opiniach. Dzięki temu Twoja organizacja będzie w stanie skutecznie identyfikować i eliminować przyczyny źródłowe problemów, zamiast skupiać się wyłącznie na ich objawach. To była ostatnia głowa Hydry na dziś.

Zadbaj o to, aby żadna z głów nie odrosła

Hydra, mityczne stworzenie o wielu głowach, stała się w moim artykule symbolem wieloaspektowych wyzwań i pułapek, z którymi trzeba się zmierzyć, wprowadzając ciągłe doskonalenie do organizacji. W każdym z dziewięciu punktów przyglądaliśmy się jednej z głów Hydry, próbując zrozumieć jej naturę i znaczenie w wymiarze ciągłego doskonalenia procesów biznesowych.

Podobnie jak bohaterowie starożytnych mitów, którzy próbowali pokonać Hydrę, współczesne organizacje również stawiają czoła skomplikowanym wyzwaniom, które często mają wiele „głów”. Kluczem do sukcesu jest nie tylko odcięcie jednej głowy, ale zrozumienie, jak wszystkie są ze sobą powiązane i jakie strategie można zastosować, aby nie odrastały.

Skupienie się na uniknięciu tylko jednej pułapki bez zrozumienia jej uwarunkowań i powiązań z innymi kwestiami może prowadzić do powstania nowych trudności i wyzwań. Tak jak bohaterowie mitów musieli znaleźć sposób, aby pokonać całą Hydrę, tak samo my powinniśmy być gotowi stawić czoła i pokonać wszystkie przeszkody stojące na drodze do ciągłego doskonalenia procesów w naszych organizacjach.

Przemysław Rychlewski

Ekspert w zakresie Lean,
Black Belt Lean i Six Sigma

Jako dyplomowany konsultant zarządzania Polskiej Akademii Nauk pracuje na styku nauki i praktyki, wprowadzając najnowsze rozwiązania dla doskonalenia procesów. Autor książki „Mapowanie procesów biznesowych. Produkcja – Usługi – HR”, która jest nieocenionym źródłem wiedzy dla każdego, kto szuka praktycznych porad w zakresie optymalizacji procesów.

Zobacz również


Przeczytaj