Eksport pod ochroną – jak nie utonąć na zagranicznych rynkach? Część 1

Dominik Jańczak: Mimo dynamicznego rozwoju polskiego eksportu skala ubezpieczenia należności eksportowych w Polsce wciąż wydaje się niska. Jakie są Twoim zdaniem główne bariery stojące na drodze do szerszego wykorzystania ubezpieczeń należności przez polskich eksporterów?

Wojtek Marciniak: Ogólnie rzecz biorąc, eksporterzy – jak mawia mój kolega – to elita wśród przedsiębiorców. I ja podzielam ten pogląd w 100%, ponieważ wejście na rynek inny niż polski pociąga za sobą szereg wyzwań. Począwszy od odmiennych przepisów prawnych, poprzez nową konkurencję, kulturę biznesową, a skończywszy na innych oczekiwaniach klientów. Dlatego wejście na nowy rynek zagraniczny wiąże się nie tylko z wieloma szansami, ale również z wyzwaniami i ryzykami.

Jednym z takich ryzyk może być brak zapłaty za wyeksportowany towar czy wykonaną usługę, który może być wstępem do realnych problemów płynnościowych firmy. Brak zapłaty będzie oznaczać konieczność pokrycia deficytu z własnych środków. Oczywiście zawsze można próbować odzyskać należne środki finansowe poprzez działania windykacyjne, prowadząc je bezpośrednio z Polski, ale w tym przypadku skuteczność zapewne będzie znikoma.

Druga opcja to windykacja należności na miejscu – w Państwie, gdzie nastąpiło problematyczne zdarzenie gospodarcze. Jednak takie działania będą pociągać za sobą koniecznością poniesienia kolejnych kosztów na kancelarię prawną, delegacje, rozprawy w sądzie, a efekt nadal będzie niepewny. Dlatego wśród eksporterów tak powszechne jest stosowanie przedpłat jako skutecznego sposobu zabezpieczenia eksportu. Co oznacza, że jeśli jakikolwiek kontrahent zagraniczny będzie chciał nawiązać współpracę z polską firmą, to będzie musiał zapłacić przed otrzymaniem zamówionego towaru lub usługi. Takie zabezpieczenie jest oczywiście najbardziej korzystne i powoduje szybkie pojawienie się gotówki w firmie.

Jednocześnie pozostaje obarczone sporą liczbą ograniczeń, mało elastyczne, a w konsekwencji – mocno ograniczające rozwój eksportu. Trudno sobie wyobrazić, iż każdy kontrahent zagraniczny, który będzie chciał współpracować z polskim eksporterem, zapłaci przed dostawą 10%, 30% czy nawet 70% za towar lub usługę, które będą warte 100 tys. EUR, 1 mln EUR czy więcej. Takie rzeczy po prostu nie zdarzają się tak często. Z wyjątkiem sytuacji, gdzie eksporter jest monopolistą lub posiada dominującą pozycję w negocjacjach handlowych.

Wówczas taka firma niejako dyktuje warunki współpracy i może narzucać konieczność stosowania przedpłat dla wszystkich klientów, którzy chcą z nią współpracować. Jednak takich podmiotów działających na rynku polskim jest stosunkowo niewiele. A sytuacja gospodarcza nas nie rozpieszcza, ponieważ popyt spada, a jednocześnie konkurencja staje się coraz ostrzejsza. Dlatego eksporterzy chcący dalej sprzedawać swoje produkty czy usługi na rynkach zagranicznych muszą bardziej ryzykować, oferując kredyt kupiecki, czyli odroczoną płatność.

Ale nie musi tak być, ponieważ istnieją produkty i rozwiązania, które zostały stworzone właśnie po to, aby umożliwić stabilny oraz bezpieczny rozwój handlu międzynarodowego. Są to produkty finansowania handlu (z ang. Trade Finance), a wśród nich ubezpieczenie należności eksportowych. To swego rodzaju polisa AC, ale nie dla pojazdów, ale dla należności eksportowych.

Mogłoby się wydawać, że 100% należności w handlu międzynarodowym powinno być ubezpieczonych. Jednak, jak pokazują dane Polskiej Izby Ubezpieczeń, w roku 2024 tylko 957 mln PLN polskiego eksportu zostało objęte polisami ubezpieczenia. Oznacza to, że tylko 0,6% wysyłanych z Polski towarów lub usług było zabezpieczonych. Takie dane oczywiście przerażają, tym bardziej, że mamy coraz więcej zatorów płatniczych, a gospodarka światowa wyraźnie zwolniła.

DJ: Jakie są zatem obiektywne przyczyny takiego stanu rzeczy? Co wpływa na niechęć przedsiębiorców wobec tego typu rozwiązań?

WM: Odpowiedź nie może być jednoznaczna, ponieważ istnieje wiele czynników wpływających na sytuację. Po pierwsze chęć pozornego zaoszczędzenia na kosztach, ponieważ ubezpieczenie – jak każdy produkt finansowy – kosztuje. Dlatego tak wielu przedsiębiorców do czasu, aż nie wydarzy się „wpadka”, czyli brak zapłaty za wysłany towar czy wykonaną usługę, nie bierze nawet pod uwagę kwestii ubezpieczenia.

Po drugie właściciele firm są często nieufni wobec produktów, których zasad działania nie rozumieją, a tak właśnie jest z ubezpieczeniem należności. Szczególnie procedura uzyskania polisy jest dość skomplikowana. Przed wystawieniem dokumentu ubezpieczyciel będzie chciał sprawdzić portfel odbiorców, którzy zostaną objęci ubezpieczeniem. Następnie dokona weryfikacji ich sytuacji ekonomiczno-finansowej. Dopiero później przyznany zostanie indywidualny limit ubezpieczeniowy.

Po trzecie brak solidnej wiedzy na temat ubezpieczenia należności. Szkolenia lub wykłady związane z tymi zagadnieniami prowadzone są najczęściej przez jednego z ubezpieczycieli, którzy oferują ten produkt na polskim rynku. To m.in. KUKE, Coface, Alianz Trade, Atradius, Credendo czy Ergo Hestia. Każdy z nich skupi się w zasadzie wyłącznie na pozytywach stronach swojego rozwiązania, nie wspominając zbyt wiele o wyłączeniach czy ograniczeniach w zakresie obowiązywania polis. Wszystko po to, aby nie zarażać do swojego produktu potencjalnych klientów. To może mieć jednak późniejsze reperkusje w postaci braku wypłaty z polisy, w konsekwencji rozpowszechnianie negatywnych opinii o omawianych rozwiązaniach.

Podsumowując kwestię niskiego wykorzystania produktu zabezpieczającego eksport, jakim jest ubezpieczenie należności eksportowych, można stwierdzić jedno. Edukacja, edukacja i jeszcze raz edukacja, ale prowadzona przez zewnętrznych specjalistów, takich jak ja, którzy nie są związani z żadnym ubezpieczycielem, a dzięki temu pozostają obiektywni. Takie podejście sprawi, że będziemy mieć wyedukowanych przedsiębiorców, którzy będą świadomie wybierać najlepsze dla siebie rozwiązania.

DJ: Przejście od 100% przedpłaty do oferowania klientom kredytu kupieckiego jest kluczowym momentem dla rozwoju eksportu. Jakie metody weryfikacji kontrahenta (w tym twarde wskaźniki finansowe i procedury due diligence) są najbardziej skuteczne w minimalizowaniu ryzyka na tym etapie?

WM: Kluczowy moment w działalności eksportowej każdego przedsiębiorstwa, które chce dalej się rozwijać na arenie międzynarodowej, związany jest nieodzownie ze zmianą sposobu rozliczeń. Żaden klient nie zdecyduje się na rozwój współpracy, bazując tylko i wyłącznie na przedpłatach. Dlatego tak ważne jest właściwe przygotowanie gruntu do takiej zmiany. Jedną z podstawowych rzeczy, jaką należy wówczas zrobić, jest weryfikacja takiego kontrahenta bez względu na to, jak długo trwała współpraca oraz jak się ona układała.

Można jej dokonać na kilka sposobów. Po pierwsze zaangażować kancelarię prawną, która dokona weryfikacji. Jest to o tyle ryzykowne, że kancelaria sprawdzi wszystkie rejestry pod kątem postępowań sanacyjnych, układowych czy upadłościowych, ale nie dokona pełnej analizy ekonomiczno-finansowej klienta.

Po drugie zaangażować własny dział finansowy ze szczególnym uwzględnieniem analityka czy kontrolera finansowego. Jest to jednak proces czasochłonny oraz obraczony ryzykiem braku danych.

Po trzecie skorzystać z profesjonalnych wywiadowni gospodarczych, takich jak: Polska Wywiadownia Gospodarcza, Coface, CRIF, Dun&Bradstreet czy InfoCredit. Można u nich zakupić raport dotyczący danego klienta, w którym znajdą się dane finansowe, analiza własna wywiadowni oraz rekomendacja dotyczącą wysokości sugerowanego limitu kupieckiego.

I po czwarte – skorzystać z pomocy wyspecjalizowanych podmiotów finansowych, które nie udzielą limitu, jeśli wcześniej nie przeprowadzą analizy sytuacji finansowej danego podmiotu. Są to chociażby firmy ubezpieczeniowe czy faktoringowe.

Jeśli miałbym wskazać najbardziej miarodajne metody weryfikacji, to najlepszy byłby miks tych opisanych powyżej. Jednak żaden zewnętrzny raport czy produkt finansowy nie zastąpi zdrowego rozsądku pracowników wewnętrznych działów firmy eksportującej.

Na koniec tego wątku należy pamiętać o jeszcze jednym istotnym aspekcie. Produkty zabezpieczające handel międzynarodowy, jak każde rozwiązania finansowe, kosztują. Dlatego decydując się na jedno z nich, należy mieć na uwadze fakt, iż nasza marża w handlu zagranicznym musi być na tyle pojemna, aby pokryć wykorzystanie danego mechanizmu. Jeśli nie weźmie się tego czynnika kosztogennego pod uwagę lub celowo go zignoruje, wówczas może się okazać, że eksporter zanotuje stratę na takiej relacji handlowej.

Dominik Jańczak: Wielu eksporterów ponosi znaczne straty z tytułu niezabezpieczonych transakcji. Jakie są trzy najczęściej spotykane „pułapki” lub „czerwone flagi” w międzynarodowym obrocie handlowym, na które polskie firmy powinny zwracać szczególną uwagę, aby uniknąć strat finansowych?

WM: Jak każda aktywność biznesowa, tak i handel międzynarodowy jest obarczony ryzykiem. Zanim jednak przejdziemy do konkretnych pułapek, zastanówmy się, jak polska firma chcąca zaistnieć na arenie międzynarodowej jest do tego przygotowana. Czy posiada odpowiednie zasoby ludzkie, czy może dopiero buduje zespół? Trzeba pamiętać, że osoba zajmująca się handlem krajowym nie zawsze poradzi sobie w eksporcie, dlatego tak ważne jest stworzenie jasnych procesów i procedur, które określą potencjalne ryzyka jeszcze przed rozpoczęciem „przygody” z handlem zagranicznym.

Analizując najbardziej ryzykowne sytuacje, możemy je podzielić na trzy grupy. Pierwszą stanowią podmioty, które chcą od nas kupować, ale dostarczony im towar czy usługa są dalej odsprzedawane lub stanowią część większego projektu. W praktyce oznacza to, że taki kontrahent zapłaci nam dopiero, gdy sam otrzyma środki od swojego odbiorcy. Ryzyko jest tu ogromne – jeśli jego usługa nie zostanie zaakceptowana, eksporter z Polski nie zobaczy pieniędzy, mimo że sam wszystko wykonał prawidłowo. Sygnałem alarmowym powinny być tutaj zbyt długie terminy płatności oraz kategoryczna odmowa dokonania nawet niewielkiej przedpłaty na pokrycie kosztów zakupu towaru.

Druga grupa to firmy, które deklarują chęć długiej i zyskownej współpracy, ale w rzeczywistości nie mają pieniędzy niemal na nic. Czekają, aż znajdą nabywcę na nasz towar, a i wtedy istnieje spora szansa, że nie zapłacą, lecz będą szukać kolejnego „naiwnego” podmiotu, który im zaufa bez zabezpieczenia. Czerwone światło powinno się zapalić, gdy kontrahent w zasadzie się nie targuje i akceptuje wszystkie warunki „jak leci” pod warunkiem, że nie wspomnimy o zabezpieczeniu ani przedpłacie. Jeśli tylko poruszymy temat formy zapłaty, rozmowy są nagle przerywane.

Ostatnia grupa to firmy, które dawniej mogły być stabilne, a nawet z nami współpracowały, ale utraciły płynność finansową. Tutaj ostrzeżeniem jest permanentne wydłużanie okresów oczekiwania na zapłatę, które staje się regułą, a nie incydentem.

DJ: Czym jest akredytywa i w jaki sposób eksporterzy mogą proaktywnie wykorzystywać ją jako narzędzie marketingowe lub przewagę konkurencyjną do pozyskiwania nowych rynków?

WM: Akredytywa to, najprościej mówiąc, polisa, która zabezpiecza obie strony transakcji w handlu międzynarodowym. Cały proces polega na tym, że kontrahent zagraniczny, chcąc kupić u nas towar, musi po uzgodnieniu warunków złożyć w swoim banku wniosek o wystawienie dokumentu akredytywy. Bank sprawdza możliwość komunikacji z bankiem eksportera przez system SWIFT, a jeśli nie ma bezpośredniego połączenia, szuka banków pośredniczących. Ważne jest to, że klient zagraniczny musi wykazać się zdolnością kredytową, bo dla banku wystawiającego jest to product obarczony ryzykiem.

Kiedy ten etap jest zamknięty, wracamy do doprecyzowania szczegółów: kto, komu i pod jakimi warunkami ma wypłacić środki. Bardzo ważne, by te ustalenia oraz informacja o samym zabezpieczeniu akredytywą znalazły się w kontrakcie handlowym. Następnie bank zagraniczny wystawia dokument i przesyła go do banku w Polsce, który informuje o tym przedsiębiorcę. Akredytywa zawiera konkretne warunki wypłaty, najczęściej wymagając faktury, listu przewozowego czy certyfikatów jakości i pochodzenia. Przy produktach spożywczych mogą to być również świadectwa fitosanitarne czy weterynaryjne. Samo rozliczenie jest proste: eksporter składa komplet dokumentów w swoim banku, ten wysyła je kurierem do banku zagranicznego, a po weryfikacji ich zgodności środki trafiają do polskiej firmy.

Dzięki temu, że obie strony są bezpieczne, akredytywa staje się doskonałym kołem napędowym do pozyskiwania nowych klientów i budowania przewagi konkurencyjnej. W Polsce wiele firm nadal z tego nie korzysta, co świetnie widać w branży rolnej. Producenci oczekują tam przedpłat, klienci terminów odroczonych, a na tej luce korzystają pośrednicy, którzy oferując akredytywy, przejmują klientów końcowych, którzy mogliby kupować bezpośrednio od rolników.

DJ: Wypłata akredytywy jest ściśle uzależniona od zgodności dokumentów. Jakie są najczęstsze błędy w dokumentacji, które prowadzą do odmowy płatności, i jakich procedur warto pilnować?

WM: To prawda, akredytywa jest produktem bardzo sformalizowanym. Aby mieć pewność wypłaty, należy unikać błędów, które w ferworze walki o klienta mogą przydarzyć się każdemu, a bywają niezwykle kosztowne. To właśnie przez takie pomyłki rodzi się błędny osąd, że akredytywa jest skomplikowana i droga. Tymczasem dobrze wybrany bank, przygotowany zespół lub zewnętrzny specjalista sprawiają, że produkt staje się relatywnie tani w stosunku do ochrony, jaką daje, otwierając przed polską firmą nawet najbardziej egzotyczne rynki.

Podstawowym problemem jest niedokładne, a wręcz niechlujne przygotowanie dokumentów, co prowadzi do opóźnień, dodatkowych kosztów, a w skrajnych przypadkach do braku wypłaty. Kluczową zasadą musi być dbanie o zgodność z normami UCP 600, ponieważ banki działają wyłącznie na podstawie dokumentów, a nie faktycznego stanu towaru. Kolejny aspekt to źle dobrany Incoterms – błąd tutaj może utrudnić rozliczenie lub wręcz zagrozić całej transakcji.

Często zdarzają się też rozbieżności w danych między dokumentami – inna kwota w kontrakcie, inna na fakturze, literówka w adresie na liście przewozowym czy polisie ubezpieczeniowej. Dlatego zawsze powtarzam: wszystko zaczyna się od kontraktu. W euforii przy jego podpisywaniu zapominamy o szczegółach, a to tam powinny znaleźć się wszystkie warunki akredytywy, by nie było miejsca na późniejsze nieporozumienia.

Inne błędy to brak wymaganych świadectw, certyfikaty z nieaktualną datą, dokumenty niepodpisane lub opatrzone niewłaściwymi pieczęciami. Przykładem może być Białoruś, gdzie ważna pieczęć musi mieć kształt koła – inne są nieuznawane. Problemem bywa też niedotrzymanie terminów na dostarczenie dokumentów do banku, co wymusza kosztowną i czasochłonną modyfikację treści akredytywy. Podobnie działają opóźnienia w wysyłce towaru, skutkujące rozbieżnością dat na dokumentach transportowych, takich jak CMR, konosament czy AWB, w stosunku do zapisów w akredytywie.

Należy też bardzo uważać na termin ważności samej akredytywy – jeśli jest zbyt krótki, bank importera odrzuci dokumenty. Można wtedy renegocjować warunki z kontrahentem, ale zazwyczaj wiąże się to z koniecznością zaproponowania mu upustów cenowych. Warto też pilnować jakości samych dokumentów transportowych: „brudny” list przewozowy czy adnotacja o wadliwym stanie opakowania mogą zablokować wypłatę. Zdarza się nawet użycie niewłaściwego rodzaju dokumentu, jak zamiana „Received for shipment” na „Shipped on Board”, co w transporcie oznacza zupełnie co innego.

Na koniec zostają kwestie kwotowe – na przykład gdy kontrahent nie ma wystarczającego limitu w banku lub źle wyliczono koszt frachtu, przez co faktura opiewa na wyższą sumę niż pierwotnie zakładano w akredytywie. Po stwierdzeniu jakiejkolwiek niezgodności bank importera odmawia wypłaty i informuje o tym obie strony. Wypłata następuje wtedy zazwyczaj dopiero po zaakceptowaniu tych błędów przez importera, co stawia eksportera w trudnej pozycji negocjacyjnej.

Druga część rozmowy dotyczącej zabezpieczania transakcji w handlu międzynarodowym ukaże się w SMART Business 2/2026.