Etykieta w budowaniu relacji – czy taki diabeł straszny?

Często wydaje nam się, że menedżerowi polskiej firmy nie jest potrzebna znajomość zasad prawidłowego zachowania się w różnych kręgach narodowych, kulturowych czy religijnych. Nic bardziej błędnego. Przecież w każdym momencie Twój biznes może osiągnąć efekt skali, przez co rozpoczniesz współpracę z osobami z tej bliższej i zupełnie dalekiej zagranicy. I tu pojawia się potrzeba znajomości zagranicznej etykiety.

Gdybyśmy wyzbyli się wszelkich uprzedzeń i popatrzyli na etykietę z otwartym sercem i umysłem… Może znajdziemy w niej coś, co okaże się sensowne, uniwersalne, a może nawet ponadczasowe? Może dojdziemy do wniosku, że minione 200 lat, choć technologicznie całkowicie odmieniły nasze życie, to nie zmieniły zasad budowania przez nas relacji? Wspomniane zasady zawsze porządkowały przecież to, co nas różniło, wzbudzało dyskusje czy spory. Powinniśmy zatem być ich świadomi, rozwijając zawodowe kontakty i funkcjonując w zróżnicowanym środowisku biznesowym.

Z całą pewnością można stwierdzić, że w stosunkach międzynarodowych od najdawniejszych czasów przywiązywano niezmierną wagę do etykiety i precedencji dyplomatycznej. Kto i gdzie powinien usiąść, komu kogo przedstawić, w jakiej kolejności witać czy przemawiać oraz kto ma wyższą rangę – to odwieczne dylematy i kwestie sporów przedstawicieli dyplomatycznych XVII i XVIII wieku. Uporządkowanie rang i precedencji dyplomatycznej nastąpiło dopiero podczas Kongresu Wiedeńskiego w 1815 r. To właśnie tu swoje korzenie mają współczesne zasady etykiety biznesowej mówiące o tym, że o pierwszeństwie w relacjach służbowych decyduje ranga i status, a wiek i płeć są drugorzędne. 

I jak tu żyć, skoro z domu wynosimy zupełnie inną wiedzę? Jak bezkrytycznie przyjąć takie zasady, skoro każdy z nas wie, że starszym ustępuje się miejsca, a kobiety przepuszcza w drzwiach? Warto tutaj zdać sobie sprawę z tego, jakie są różnice między etykietą towarzyską a biznesową.

Etykieta towarzyska to zbiór zasad obowiązujących w danym środowisku. Są one bardzo mocno uwarunkowane kulturowo. W polskiej kulturze to kobiety i osoby starsze mają pierwszeństwo. To one proponują „przejście na Ty”, im się ustępuje miejsca w autobusie, przepuszcza przez drzwi czy odsuwa krzesło przy stole. Nie w każdej kulturze jednak tak się dzieje. Odmiennie podchodzimy do kwestii wieku, płci, roli starszeństwa i rangi. Dlatego postanowiono ujednolicić ogólnie obowiązujące standardy, a zasady, które przyjęto, jasno definiują to, że o pierwszeństwie w relacjach służbowych decyduje ranga i zajmowane stanowisko. Zatem to osoba wyższa rangą ma pierwszeństwo, a nie kobiety i osoby starsze, jak przyjęto w polskiej etykiecie towarzyskiej.

Trudno się więc dziwić, że ciągle zdarza się, iż mężczyzna czeka, aż to kobieta wyciągnie pierwsza rękę na powitanie (ma to uzasadnienie, gdy posiada ona wyższą rangę), co często kończy się tym, że mężczyźni podają sobie dłonie, a kobietom musi wystarczyć „dzień dobry” czy „cześć”. Nadal niektóre z pań oczekują, że ktoś otworzy im drzwi do samochodu lub zostaną przepuszczone w drzwiach – i niech strzeże się ten, kto tego nie zrobi.

Czasami dzieje się tak z niewiedzy, a czasami wynika to z faktu, że jesteśmy bardzo silnie uwarunkowani kulturowo. Szczególnie w sytuacjach, w których ranga przeplata się z płcią, bardzo trudno nam bezkrytycznie przyjąć restrykcyjne zasady etykiety służbowej.

 

Różnice pokoleniowe też nam nie pomagają, bo pokolenie Z zdecydowanie szybciej dąży do skracania dystansu niż tak zwane pokolenie milenialsów czy baby boomerzy. Automatyczne przejście na Ty z klientem lub chociaż na „Pani Aniu” przychodzi im znacznie szybciej i niekoniecznie uwzględnia preferencje drugiej, czasami bardziej powściągliwej strony.

O ile w mniej oficjalnych, codziennych relacjach służbowych, możemy dać sobie nieco luzu, zachowując takt i wyczucie dostosowane do okoliczności, podążać bardziej za własnymi przekonaniami i przyzwyczajeniami, tak w przypadku bardzo oficjalnych wydarzeń służbowych i kontaktów międzynarodowych, bezpieczniej jest jednak trzymać się zasad etykiety służbowej.

Choć jej korzenie sięgają XIX wieku, to nadal możemy je uznać za pomocne. Bo gdyby nie one, to jak by to wszystko wyglądało? Na jakiej podstawie decydowalibyśmy czyje zwyczaje i preferencje w budowaniu relacji są nadrzędne? Znając zasady etykiety biznesowej oraz protokołu służbowego, możemy mieć pewność, że bez względu na wiek, płeć czy położenie geograficzne posługujemy się uniwersalnym kodem komunikacyjnym. Postępujemy z ogólnie przyjętymi i zrozumiałymi zasadami. A to, ile z tych zasad wykorzystamy w praktyce, zawsze powinno zależeć od kontekstu i okoliczności. Choć czasami będziemy łamać te zasady, dostosowując się do danej sytuacji, to nie ma w tym nic złego. Kluczowe bowiem jest to, że robimy to świadomie – z wyboru, a nie z niewiedzy. Mamy swobodę, dzięki której elastycznie dostosowujemy nasze zachowanie do warunków i potrzeb, a to już wystarczający argument żeby przychylniej popatrzeć na to, czego dokonali nasi przodkowie w gorsetach i pantalonach.