Szukaj

Zaloguj

Zaloguj się

Jesteś nowym klientem?

Zarejestruj się

Szukaj

Zaloguj

Zaloguj się

Jesteś nowym klientem?

Zarejestruj się
Strona Główna/Artykuły/Kto komu pierwszy i jak? W biznesie inaczej niż w życiu prywatnym

PO PRACY

Kto komu pierwszy i jak? W biznesie inaczej niż w życiu prywatnym

Czasami bywa tak, że niewiedza na temat tego, jak się zachować, odbiera nam pewność siebie i nie pozwala w pełni wykorzystać możliwości, które stawia przed nami życie zawodowe. Jesteśmy na to szczególnie narażeni podczas oficjalnych spotkań i wydarzeń, na styku relacji przełożony–pracownik czy w kontakcie z osobami reprezentującymi różne środowiska. Zamiast skupiać się na tym, w czym jesteśmy specjalistami, zastanawiamy się, jak się do kogoś zwrócić, jak przedstawić współpracowników, a także czy w relacjach służbowych powinniśmy honorować wiek, płeć, czy może hierarchię.


Data publikacji: 20.11.2023

Data aktualizacji: 08.01.2025

Podziel się:

I choć życie bez takich dylematów jest prostsze, to warto jednak czasami przemyśleć sposób, w jaki działamy, w jaki budujemy relacje i czy robimy to właściwie. Tutaj nasuwa się kolejne pytanie, a mianowicie – co to znaczy „właściwie”? Biorąc pod uwagę zjawisko socjologiczne, jakim jest naiwny realizm, każdy z nas uzna, że nasz sposób patrzenia na świat, zachowania, komunikowania się i budowania relacji jest obiektywny i najlepszy. To pułapka, w jaką wpadamy, a z której jedynym wyjściem jest uświadomienie sobie, że po prostu tak nie jest.

Ludzie różnie patrzą na świat, mają inne podejście do konwenansów, okazywania szacunku, podkreślania rangi, inaczej się komunikują i korzystają w tym celu z różnych narzędzi. Mamy różny stosunek do punktualności, inaczej postrzegamy elegancki wygląd i nie dla wszystkich automatyczne przejście na „Ty” jest oznaką braku szacunku.

Jak więc postępować tak, żeby nikogo nie urazić i nie popełnić błędu? Zdrowy rozsądek, wyczucie i dostosowanie się do okoliczności powinny być w tym kontekście zawsze na pierwszym miejscu. Zdarzają się jednak sytuacje, które wymagają od nas znajomości jeszcze jednej z zasad – zasady precedencji – która definiuje zachowanie w bardzo wielu kontekstach służbowych. Możemy mieć z nią do czynienia na styku relacji przełożony–podwładny czy klient–dostawca.


Precedencja to zasada, która mówi o tym, że w relacjach służbowych pierwszeństwo nad wiekiem i płcią ma ranga i zajmowane stanowisko.


Czym jest zasada precedencji?

Wspomniana zasada mówi o tym, że w relacjach służbowych pierwszeństwo nad wiekiem i płcią ma ranga i zajmowane stanowisko. To jedna z najważniejszych zasad etykiety biznesu – ogólnie akceptowalnego języka kurtuazji obowiązującego na całym świecie i praktykowanego na arenie politycznej oraz w międzynarodowych działaniach biznesowych. Jej zastosowanie widzimy w wielu sytuacjach, takich jak:

  • zapoznawanie ze sobą osób,
  • przechodzenie na „Ty”,
  • powitania,
  • wręczanie wizytówek,
  • zabieranie głosu z mównicy,
  • składanie podpisów na pismach,
  • zajmowanie miejsc w samochodzie.

Zapoznawanie osób

Jeden z kluczowych aspektów budowania relacji w każdej branży jest nawiązywanie nowych znajomości, poznawanie osób i ułatwianie tego innym. Procesy te są mocno regulowane przez zasadę precedencji. W relacjach służbowych przedstawiamy osoby, uwzględniając rangę i zajmowane stanowisko. Pamiętajmy przy tym, że osoby pełniące ważne funkcje polityczne, społeczne, osoby znane i cenione zyskują pierwszeństwo i priorytet.


Zasady precedencji w zapoznawaniu osób:

  1. Osobie o randze wyższej przedstawiamy osobę o randze niższej.
  2. Podajemy zawsze imię, nazwisko i firmę. Dobrze jest dodać kilka słów o danej osobie, co pomoże podtrzymać rozmowę nowo poznanym osobom.
  3. Jeśli do grona dołącza kolejna osoba – to tę osobę najpierw przedstawiamy pozostałym.
  4. Jeśli mamy zapoznać ze sobą osobę pojedynczą i parę, to parze przedstawimy singla i na odwrót.
  5. Jeśli nikt nas nie przedstawił – zróbmy to sami. Dzięki temu nie będziemy anonimowi. To niedopuszczalne w biznesie.

 

Wręczanie wizytówek

W biznesie uznaje się, że to osoba o randze wyższej inicjuje wymianę wizytówek. Należy jednak pamiętać, że ma to szczególne uzasadnienie, gdy różnica w zajmowanych stanowiskach jest znacząca. Nikt nie chce doświadczyć sytuacji, w której sam wręczy wizytówkę i nie otrzyma żadnej w rewanżu. To dość kłopotliwy moment, którego można uniknąć, stosując zasadę precedencji. Nie ma ona zastosowania w przypadku takich profesji, jak przedstawiciel handlowy czy opiekun klienta, bo oni najzwyczajniej w świecie muszą zostawić kontakt do siebie – w dowolnej możliwej formie.

Skracanie dystansu

I tu swoje pięć groszy również wtrąca etykieta biznesu. Zgodnie z zasadami precedencji przywilej do skrócenia dystansu czy proponowania przejścia na „Ty” ma osoba o randze wyższej lub klient. Warto o tym przypomnieć szczególnie osobom z pokolenia Z czy Y, które w naturalny i często nieświadomy sposób dążą do skracania dystansu, co nie każdemu może odpowiadać, szczególnie na wczesnym etapie znajomości.


W biznesie gospodarz ma zawsze przywilej wyciągnięcia dłoni na powitanie i to bez względu na to czy wita się z kobietą, mężczyzną czy osobą starszą.


Powitania

Choć doświadczamy powitań wielokrotnie na co dzień i niespecjalnie zastanawiamy się, czy obowiązują tu jakieś wytyczne, warto wiedzieć, że w relacjach towarzyskich przyjęły się nieco inne zasady niż w relacjach służbowych. O tym, kto wyciągnie dłoń na powitanie w prywatnych okolicznościach, decyduje często wiek i płeć. Przywykliśmy też, że to kobiety lub osoby starsze inicjują uścisk.

W relacjach biznesowych jest nieco inaczej, z czym dość ciężko nam się pogodzić. Otóż w biznesie gospodarz ma zawsze przywilej wyciągnięcia dłoni na powitanie i to bez względu na to, czy wita się z kobietą, mężczyzną, czy osobą starszą. Podobnie osoba o randze wyższej bez skrępowania powinna inicjować uścisk dłoni z innymi, nie patrząc na wiek oraz płeć osób, z którymi się wita. Współpracownicy witają się ze wszystkimi w ten sam sposób i jeśli jest to uścisk dłoni, nie ma potrzeby czekać, aż to koleżanka wyciągnie dłoń jako pierwsza. To nie są okoliczności towarzyskie, ale biznesowe, więc wiek i płeć schodzą na dalszy plan. Często ciężko nam bezkrytycznie zaakceptować przywołane zasady, jakże odmienne od tych wyniesionych z domu, gdzie wiek i płeć zawsze były na pierwszym miejscu.

Z protokołem służbowym się nie negocjuje

Dobrze jednak wiedzieć, jakie przywileje nam przysługują lub nie, a to, czy z nich skorzystamy, to już inna sprawa. Sugeruję zdrowy rozsądek i działanie zgodnie ze swoimi przekonaniami. Pamiętać jednak należy o tym, że – jak pisał Tomasz Orłowski, polski dyplomata w swojej książce „Protokół i etykieta” – „Zasadnicza różnica między protokołem służbowym, a terrorystami sprowadza się do tego, że z terrorystami da się negocjować, a z protokołem służbowym nie[1]”. Oznacza to, że choć wiele sytuacji w biznesie nie wymaga zastosowania zasad precedencji, to możemy kiedyś znaleźć się w takich okolicznościach, gdzie należy zachować się zgodnie z ogólnie przyjętymi normami, niezależnie od naszych osobistych preferencji.

Zasada precedencji wynikająca z rangi jest dla jednych bardziej, a dla innych mniej ważna. Niektórzy nie mają pojęcia o jej istnieniu, inni stosują ją na co dzień i oczekują tego od współpracowników oraz partnerów biznesowych. I choć świat się zmienia, a coraz młodsze pokolenie rzadziej sięgają do zasad etykiety, to wychowankowie „starej szkoły” wciąż zwracają i zwracać będą uwagę na te drobne niuanse. Warto zatem znać zasady etykiety i precedencji nie tylko dlatego, żeby czuć się pewniej i bez kompleksów poruszać się po zróżnicowanym środowisku biznesowym, ale też dlatego, by dostosować swoje zachowanie i sposób budowania relacji do danej osoby, do konkretnego partnera biznesowego. Dobrze jest też umieć czytać mikrogesty, które często pokazują, jakim zasadom on hołduje, na co zwraca uwagę i czego może od nas oczekiwać.

Pamiętajmy, że podobieństwo uznawane jest za jeden z kluczowych czynników sukcesu relacji. Wykorzystajmy tę wiedzę. To najlepszy sposób na budowanie udanych relacji biznesowych niezależnie od tego, czy dzielą nas kilometry na mapie, czy daty w metrykach urodzeń.


[1] T.Orłowski, „Protokół dyplomatyczny ceremoniał i etykieta”, Warszawa 2010, Polski Instytut Spraw Międzynarodowych.

Dagmara Łuczka

Właścicielka firmy i portalu
Projektownia Wizerunku

Od ponad czternastu lat zajmuje się budowaniem wizerunku osób i firm. Specjalizuje się w tematach związanych z etykietą biznesu oraz kulturą budowania relacji. Jest trenerem certyfikowanym przez Londyńską Akademię Etykiety i Protokołu o specjalizacji International Business Etiquette and Cross Cultural Specialist oraz autorką książki „Kultura budowania relacji służbowych, czyli etykieta biznesu w praktyce”.

Zobacz również


Przeczytaj