Co oznacza dla przedsiębiorców wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur?

Na czym polega zmiana? W najprostszych słowach – koniec z fakturami w PDF-ie wysyłanymi mailem, koniec z plikami z Worda czy Excela, które służyły do szybkiego wystawienia dokumentu. Każda faktura sprzedażowa trafi do centralnego systemu Ministerstwa Finansów w postaci pliku XML zgodnego z określoną strukturą. Tam zostanie zweryfikowana, opatrzona urzędowym numerem i datą, a następnie udostępniona kontrahentowi. Zamiast wymieniać się fakturami między sobą, firmy będą je pobierać właśnie z KSeF.

Choć KSeF można testować już dziś, niewielu przedsiębiorców korzysta z tej możliwości. Ministerstwo Finansów szacuje, że z testy wykorzystuje zaledwie pięć tysięcy firm, a w Polsce mamy ich ponad dwa i pół miliona. To pokazuje, że ogromna większość wciąż nie zdaje sobie sprawy z tego, jak blisko jesteśmy rewolucyjnej zmiany.

Po kilku falstartach i przesuniętym terminie, od 1 lutego 2026 roku system stanie się obowiązkowy dla największych podatników – tych, których sprzedaż w 2025 roku przekroczyła 200 milionów złotych. Zaledwie dwa miesiące później, od 1 kwietnia, w KSeF wejdą wszyscy pozostali przedsiębiorcy, niezależnie od skali działalności. Tylko najmniejsi – ci, których faktury nie przekraczają 450 zł, a sprzedaż miesięczna nie sięga 10 tysięcy złotych – dostali czas do stycznia 2027 roku.

To jednak teoria. W praktyce już od lutego 2026 roku każda firma będzie musiała być gotowa na odbiór faktur w KSeF, ponieważ jej kontrahenci – ci więksi – zaczną je tam wystawiać. Wyobraźmy sobie, że kupujemy paliwo na stacji należącej do dużej sieci. Od tego momentu faktura za tankowanie nie przyjdzie mailem ani nie zostanie wydrukowana przy kasie. Pojawi się w KSeF i jeśli nie będziemy tam obecni, zwyczajnie jej nie zobaczymy.

Proces korzystania z KSeF w teorii brzmi prosto. Przedsiębiorca wystawia fakturę w swoim programie księgowym, który jest zintegrowany z systemem. Dokument trafia przez interfejs API do Ministerstwa Finansów, gdzie zostaje sprawdzony pod kątem technicznym i merytorycznym. Jeśli wszystko jest w porządku, otrzymuje unikalny numer i stempel czasu, co staje się jego oficjalną datą wystawienia. Od tego momentu kontrahent może pobrać fakturę – albo logując się do systemu, albo przez swój własny program powiązany z KSeF.

Ministerstwo przechowuje wszystkie faktury przez dziesięć lat. To oznacza, że przedsiębiorcy nie muszą już tworzyć archiwów papierowych czy elektronicznych, choć oczywiście wielu z nich z pewnością zachowa własne kopie dla wygody. Jedna zmiana jest szczególnie istotna: zniknie możliwość powoływania się na brak otrzymania faktury. Jeśli dokument został poprawnie wysłany do KSeF, będzie dostępny od razu, niezależnie od tego, czy kontrahent go pobrał.

Dla biznesu ta zmiana to nie tylko ułatwienia. To również konieczność zmierzenia się z nowymi obowiązkami. Po pierwsze, systemy księgowe i ERP trzeba dostosować do nowych struktur. Po drugie, pracownicy muszą przejść szkolenia – zarówno księgowi, jak i osoby wprowadzające dokumenty. Po trzecie, firmy muszą opracować procedury na wypadek awarii, bo może się zdarzyć, że system chwilowo przestanie działać. Na takie sytuacje przewidziano tryb offline, ale jego stosowanie wymaga dodatkowych certyfikatów i odpowiedniego przygotowania.

Nie brakuje też drobnych, ale znaczących pułapek. Przykładowo, w KSeF można korzystać z załączników, ale wyłącznie w formie ustrukturyzowanej, a nie plików PDF czy Excel. Aby w ogóle móc je przesyłać, trzeba złożyć zawiadomienie do urzędu skarbowego, a w razie nieprawidłowości ta możliwość może zostać nam odebrana. To poważne ryzyko dla firm, które opierają swoje procesy na dodatkowych danych w załącznikach, jak choćby branża telekomunikacyjna czy mediowa.

Nowością będzie również numer KSeF przypisany do każdej faktury. Od 2027 roku stanie się on kluczowy nie tylko przy raportowaniu VAT, lecz także przy płatnościach. Przy przelewie nie wystarczy już numer faktury z własnego systemu – konieczne będzie wskazanie numeru nadanego przez KSeF albo tzw. identyfikatora zbiorczego, gdy płacimy za kilka faktur jednocześnie. To oznacza, że systemy finansowo-księgowe w firmach będą musiały być przebudowane tak, by przechowywać i obsługiwać te dodatkowe dane.

Choć brzmi to jak lawina nowych zobowiązań, KSeF może być także impulsem do uporządkowania firmowych procesów. Centralizacja faktur eliminuje ryzyko zagubionych dokumentów i przyspiesza kontrolę obiegu. Automatyczne raportowanie do Ministerstwa Finansów może uprościć rozliczenia podatkowe i zminimalizować liczbę błędów. W dłuższej perspektywie to krok w stronę pełnej digitalizacji finansów, w której ręczne operacje staną się marginesem.

Najważniejsze, by przedsiębiorcy nie ulegli złudzeniu, że „jest jeszcze dużo czasu”. Owszem, obowiązek wejdzie w życie dopiero w 2026 roku, ale przygotowanie firmy do pracy w KSeF to projekt, który wymaga miesięcy planowania i wdrożeń. Integracja systemów, testy, szkolenia pracowników – tego nie da się zrobić na ostatnią chwilę.

KSeF jest przesądzony. Przepisy zostały przyjęte, testy trwają, a biznes ma coraz mniej czasu, by się dostosować. Można czekać i ryzykować chaos w firmowej księgowości albo potraktować tę zmianę jako okazję do wprowadzenia nowoczesnych rozwiązań, które dadzą przewagę na rynku.

• 2022 – uruchomienie KSeF w formule dobrowolnej; tylko nieliczne firmy decydują się na korzystanie.
• 2024 (pierwotny termin) – planowany start obowiązkowego KSeF; przesunięty z powodu poważnych problemów technicznych wykrytych w testach.
• 2025 – publikacja nowej schemy e-faktury (EWA-3) oraz dokumentacji technicznej API; otwarte testy systemu, przygotowania do certyfikacji i trybów awaryjnych.
• 1 lutego 2026 – początek obowiązkowego korzystania z KSeF dla dużych podatników, czyli firm, których sprzedaż w 2025 roku przekroczyła 200 mln zł (z VAT).
• 1 kwietnia 2026 – wejście w KSeF wszystkich pozostałych przedsiębiorców (z wyjątkiem najmniejszych).
• 1 stycznia 2027 – dołączenie najmniejszych podatników, tzw. „wykluczonych cyfrowo”, czyli firm o sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie i wystawiających pojedyncze faktury do 450 zł.

2022 – start dobrowolny

• Co się dzieje: uruchomienie KSeF jako rozwiązania fakultatywnego.
• Konsekwencje: tylko ok. 5 tys. firm testuje system; większość przedsiębiorców pozostaje nieświadoma nadchodzącej zmiany. To moment, w którym pionierzy mogli sprawdzić integracje i procesy bez presji czasu.

2024 – pierwotny termin obowiązkowego wdrożenia (przesunięty)

• Co się dzieje: KSeF miał stać się obowiązkowy, ale w trakcie testów ujawniono poważne problemy techniczne. Ministerstwo Finansów przesuwa termin.
• Konsekwencje: przedsiębiorcy zyskują dodatkowy czas na przygotowania, ale wielu wciąż odkłada temat „na później”.

2025 – przygotowania i testy

• Co się dzieje: publikacja nowej schemy e-faktury (EWA-3) i dokumentacji API; otwarte testy i wdrożenie certyfikatów potrzebnych m.in. w trybie offline.
• Konsekwencje: firmy muszą dostosować swoje systemy księgowe i ERP, przeprowadzić testy integracyjne, przeszkolić pracowników. To ostatnia prosta przed obowiązkowym wejściem nowego standardu.

1 lutego 2026 – duzi podatnicy wchodzą do KSeF

• Co się dzieje: system staje się obowiązkowy dla firm, które w 2025 r. osiągnęły sprzedaż przekraczającą 200 mln zł (z VAT).
• Konsekwencje: giganci gospodarki muszą działać w KSeF od pierwszego dnia. Pozostałe firmy, choć formalnie jeszcze nieobjęte obowiązkiem wystawiania faktur w systemie, muszą być gotowe na odbiór dokumentów od dużych kontrahentów.

1 kwietnia 2026 – obowiązek dla pozostałych przedsiębiorców

• Co się dzieje: w KSeF wchodzą wszystkie firmy w Polsce, niezależnie od wielkości i obrotów (poza najmniejszymi).
• Konsekwencje: nie ma już odwrotu – faktury papierowe czy PDF-y przestają funkcjonować w obiegu B2B. Firmy, które nie przygotowały systemów, narażają się na paraliż procesów księgowych i brak możliwości poprawnego wystawienia dokumentów.

1 stycznia 2027 – dołączają najmniejsi podatnicy 

• Co się dzieje: system obejmuje mikrofirmy, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł, a pojedyncze faktury nie przekraczają 450 zł.

Konsekwencje: nawet najmniejsze podmioty muszą korzystać z KSeF. Kończy się era faktur poza systemem – każda firma działająca w Polsce jest objęta nowymi zasadami.

 

Źródło grafiki: Freepik Premium