Workflow w kontekście KSeF – jak przygotować firmę?

To dlatego prawidłowe przygotowanie organizacji nie polega jedynie na wdrożeniu integracji technicznych. Kluczowe jest takie zaprojektowanie procesów, aby KSeF stał się naturalną częścią codziennej pracy działów finansowych, zakupów, administracji czy controllingu. Na podstawie doświadczeń z implementacji systemów obiegu dokumentów, takich jak AMODIT, widzimy wyraźnie: im lepiej uporządkowane procesy przed obowiązkową integracją, tym łagodniejsza adaptacja do nowego modelu.

Poniżej przedstawiam najważniejsze obszary, które każda organizacja powinna wziąć pod uwagę, chcąc przygotować się do realiów funkcjonowania z KSeF.

Najbardziej istotna zmiana, która wpływa na cały proces obiegu dokumentów, dotyczy momentu doręczenia faktury. W modelu KSeF dokument uznaje się za odebrany w chwili nadania przez system indywidualnego numeru KSeF. Nie ma znaczenia, czy i kiedy księgowość tę fakturę faktycznie zobaczy.

Oznacza to, że firmy muszą zadbać o:

• regularne i automatyczne pobieranie dokumentów z KSeF,
• rejestrowanie daty nadania numeru KSeF jako daty otrzymania,
• kierowanie faktur do odpowiednich procesów bez zwłoki,
• eliminowanie sytuacji, w której dokument pozostaje „niewidoczny” i nierozliczony.

Konsekwencje są realne zarówno z punktu widzenia rozliczeń VAT, jak i terminowości obsługi kosztów. Jeśli organizacja nie ustawi automatycznego pobierania danych, może narazić się na ryzyko nieterminowego odliczenia VAT albo opóźnień w procesach zakupowych.

KSeF weryfikuje wyłącznie poprawność techniczną pliku XML. Nie bada wiarygodności wystawcy, nie ocenia zgodności transakcji z umową i nie potwierdza legalności rachunku bankowego.

Dlatego konieczne jest, aby to workflow wciąż wykonywał zestaw kluczowych kontroli, między innymi:

• sprawdzanie statusu VAT dostawcy,
• potwierdzanie numeru konta na białej liście,
• weryfikację danych firmy w rejestrach GUS,
• kontrolę w VIES w przypadku transakcji unijnych,
• sprawdzanie zgodności kwot z zamówieniem, kontraktem lub budżetem,
• powiązanie faktury z procesem zakupowym (np. weryfikacja zgodności z zamówieniem zakupu, protokołem odbioru).

To jeden z obszarów, gdzie systemy workflow potrafią znacząco odciążyć zespoły księgowe. Automatyczne walidacje pozwalają wykryć potencjalne nieprawidłowości bez angażowania pracowników na wczesnym etapie procesu.

W KSeF nie znajdziemy żadnych materiałów dodatkowych. Do systemu trafia wyłącznie strukturalny plik XML faktury. Oznacza to, że poza KSeF nadal będą istnieć:

• protokoły odbioru,
• dokumentacja WZ,
• umowy, specyfikacje, kosztorysy,
• zdjęcia lub inne materiały dowodowe,
• komplet dokumentacji uzupełniającej.

Zmusza to firmy do wdrożenia obiegu hybrydowego, w którym workflow łączy fakturę pobraną z KSeF z pozostałymi elementami dokumentacji. To właśnie w systemie workflow powinno umożliwić się:

• wygodne dołączanie brakujących załączników,
• przypisywanie dokumentów do jednego rekordu księgowego,
• zapewnienie uporządkowanego i kompletnego zestawu dokumentów dla księgowości.

ERP nie jest projektowany do tego typu operacji – jego rola zaczyna się na etapie księgowania, a nie kompletowania dokumentów. Dlatego system workflow pełni kluczową funkcję „łącznika”.

W środowisku KSeF proces obsługi błędów wygląda inaczej niż dotychczas. Znika możliwość wystawiania not korygujących przez nabywcę. Jeśli faktura zawiera błąd – nawet drobny – poprawić go może wyłącznie sprzedawca, wystawiając fakturę korygującą.

Dlatego nowy workflow musi umożliwiać:

• szybkie zgłoszenie błędu przez pracowników,
• prowadzenie uporządkowanej komunikacji ze sprzedawcą,
• monitorowanie statusu korekty,
• automatyczne powiązanie korekty z fakturą pierwotną.

Wymaga to dostosowania dotychczasowych procedur – w wielu firmach proces obsługi korekt jest obecnie bardzo rozproszony. W modelu KSeF ważne jest, aby był jasny, zautomatyzowany i zgodny z nowymi zasadami.

W świecie PDF-ów data otrzymania dokumentu była niejednoznaczna: czasem liczono moment wpływu maila, czasem datę na kopercie, a czasem moment rejestracji w systemie księgowym. KSeF tę nieprecyzyjność eliminuje: data nadania numeru KSeF staje się oficjalną datą odbioru.

Dlatego workflow powinien:

• pobierać tę datę automatycznie z systemu,
• wykorzystywać ją w rozliczeniach VAT i w raportach,
• informować księgowość o nowych dokumentach bez opóźnienia.

To prosta zmiana, ale o ogromnym znaczeniu – szczególnie dla firm mających duże wolumeny faktur i rozbudowane harmonogramy rozliczeń.

Prawidłowe funkcjonowanie procesów księgowych w nowej rzeczywistości wymaga zsynchronizowania trzech obszarów:

1. KSeF odpowiada za dostarczenie źródłowej faktury i jej statusów.
2. Workflow nadaje dokumentowi kontekst biznesowy:
   • realizuje akceptacje,
   • zbiera załączniki,
   • prowadzi walidacje,
   • buduje historię obiegu.
3. ERP odpowiada za ostateczne ujęcie dokumentu w księgach.

Taki podział ról jest najbardziej efektywny. W workflow realizują się wszystkie czynności, które wymagają współpracy różnych działów. ERP, jako system finansowo-księgowy, nie powinien być obciążany zadaniami, które wykraczają poza jego charakter.

Automatyczne pobieranie faktur z KSeF istotnie odciąża zespoły finansowe, ale nie eliminuje potrzeby ich pracy. Właściwie skonfigurowany workflow:

• ogranicza liczbę czynności manualnych,
• minimalizuje ryzyko pomyłek wynikających z przepisywania danych,
• pozwala skupić się na analizie wyjątków i merytorycznej kontroli,
• skraca czas poszukiwania dokumentów i aktualnych statusów.

Automatyzacja nie zastępuje człowieka – daje mu narzędzia, które podnoszą jakość i efektywność codziennej pracy.

Organizacje przygotowujące się do KSeF najczęściej natrafiają na problemy związane z:

• brakiem załączników do faktur,
• rozbieżnościami pomiędzy fakturą a zamówieniem lub budżetem,
• poprawnymi technicznie, ale niewłaściwymi numerami rachunków,
• dokumentami pochodzącymi od podmiotów podszywających się pod dostawców,
• brakiem powiązania kosztu z projektem lub jednostką organizacyjną.

Wszystkie te nieprawidłowości muszą być wychwytywane na etapie workflow – inaczej trafią do ERP bez kontroli, generując ryzyka podatkowe i operacyjne.

Dobrze zaprojektowany obieg dokumentów staje się filtrem, który zatrzymuje błędy zanim obciążą księgowość.

KSeF nie jest jedynie technologiczną nowością – to zmiana logiki procesów związanych z fakturami. Modyfikuje sposób doręczenia dokumentu, strukturę korekt, rolę walidacji oraz odpowiedzialności w firmie.

W tym nowym środowisku workflow staje się centrum zarządzania fakturami: pobiera dokumenty z KSeF, łączy je z materiałami dodatkowymi, przeprowadza walidacje, wspiera akceptacje i zapewnia integrację z ERP.

Firmy, które odpowiednio wcześnie uporządkują procesy i wdrożą narzędzia do automatyzacji obiegu, przechodzą adaptację do KSeF znacznie spokojniej. Zyskują nie tylko bezpieczeństwo podatkowe, ale też bardziej przejrzysty, zautomatyzowany i skalowalny model pracy.

To dobry moment, aby spojrzeć na KSeF nie jak na obowiązek, ale jak na szansę na wzmocnienie procesów finansowych w całej organizacji.

Źródło grafiki: Freepik Premium