Kwartalny VAT zyskuje na popularności. Od stycznia część firm może wrócić do rozliczeń miesięcznych

Wzrost liczby podatników rozliczających się kwartalnie mógł wiązać się z chęcią przygotowania się do nowych przepisów i regulacji w podatkach dochodowych. Od 1 stycznia 2026 r. obowiązek prowadzenia ksiąg podatkowych w formie elektronicznej i przesyłania ich jako pliki JPK objął podatników składających miesięczne pliki JPK_V7M. Rozliczających się kwartalnie z niego wyłączono, a Ministerstwo Finansów potwierdziło, że w ich przypadku obowiązek powstaje dopiero od stycznia 2027 r.

– Zmiana formy rozliczenia VAT dawała więc rok na przygotowanie ksiąg i systemów księgowych. Teraz także przedsiębiorcy rozliczający się kwartalnie muszą przystosować się do nowych zasad. Wszystko wskazuje na to, że czeka nas fala powrotu do rozliczania w formule miesięcznej – ocenia Kamil Fac, wiceprezes Faktura.pl, aplikacji do księgowości online.

Firmy, które wybrały rozliczenie kwartalne na przełomie roku nie mogą wycofać się z niego po krótkim czasie. Ustawa o VAT pozwala wrócić do rozliczeń miesięcznych dopiero po złożeniu czterech deklaracji kwartalnych. Przedsiębiorca, który zaczął rozliczać się kwartalnie od pierwszego kwartału 2026 r., na rozliczenie miesięczne może więc przejść najwcześniej od stycznia 2027 r.

 

Niektóre podmioty pozostaną jednak przy kwartalnych zasadach bez względu na obowiązek prowadzenia ksiąg elektronicznych. Komu się to może opłacać?

– Kwartalne rozliczenie ma swoje zalety i dla części firm to dobry wybór. Jest korzystniejsze np. wtedy, gdy nie mamy regularnych przychodów, a klienci mają długie terminy płatności zapisane na fakturach. Przy rozliczeniu miesięcznym trzeba co miesiąc znaleźć pieniądze na podatek od faktur, za które często jeszcze nie dostaliśmy zapłaty. Rozliczenie kwartalne daje na to trzy miesiące. Sprawdza się też przy działalności sezonowej i przy niewielkiej liczbie transakcji, zwłaszcza gdy przedsiębiorca prowadzi rozliczenia samodzielnie – mówi Adrian Banasik, członek zarządu Finea, firmy specjalizującej się w finansowaniu mikroprzedsiębiorców.

Warto przy tym pamiętać, że kwartalne rozliczenie nie ogranicza kontaktów z urzędem do czterech razy w roku. Ewidencję sprzedaży i zakupów przesyła się nadal co miesiąc. Kwartalna jest tylko część deklaracyjna pliku JPK oraz sama zapłata podatku.

Kamil Fac z Faktura.pl wskazuje, kiedy miesięczne rozliczenie jest lepszym rozwiązaniem:

– Najprostszy test to odpowiedź na pytanie, czy zwykle dopłacam VAT do urzędu, czy dostaję zwrot. Jeżeli dopłacam, rozliczenie kwartalne jest korzystniejsze, bo pieniądze zostają w firmie znacznie dłużej. Jeżeli regularnie dostaję zwrot, rozliczenie kwartalne oznacza dłuższe oczekiwanie na pieniądze. Wniosek o zwrot można złożyć dopiero po zamknięciu kwartału, po czym zaczyna biec termin zwrotu. Dotyczy to zwłaszcza eksporterów sprzedających do innych krajów Unii Europejskiej, branż z obniżoną stawką oraz przedsiębiorców, którzy właśnie inwestują i mają dużo faktur zakupowych.

Formę rozliczenia zmienia się za pomocą aktualizacji formularza VAT-R, najpóźniej do 25. dnia drugiego miesiąca kwartału, od którego ma obowiązywać: czyli do 25 lutego dla pierwszego kwartału, do 25 maja dla drugiego, do 25 sierpnia dla trzeciego i do 25 listopada dla czwartego. Kwartalne rozliczenie przysługuje małym podatnikom, u których wartość sprzedaży wraz z należnym VAT nie przekroczyła w 2025 r. równowartości 2 mln euro, czyli 8 517 000 zł.

W pierwszym kwartale 2026 r. złożono 75 531 kwartalnych deklaracji, w których podatek naliczony przewyższał należny – o ponad 10 tys. więcej niż rok wcześniej. Dla części tych podatników rozliczenie miesięczne może być korzystniejsze, ponieważ pozwala wcześniej rozpocząć procedurę zwrotu VAT.

Przy rozliczeniu kwartalnym na zwrot czeka się bowiem dłużej niż przy miesięcznym.

W grudniu upływają cztery kwartały, przez które wyborem rozliczenia kwartalnego związane są firmy, które przeszły na nie od początku 2026 r. Styczeń 2027 r. będzie więc pierwszym miesiącem, w którym powrót na rozliczenie miesięczne stanie się możliwy, a jednocześnie pierwszym, w którym rozliczenie kwartalne nie będzie wiązało się już z brakiem obowiązku prowadzenia ksiąg elektronicznych.

– Spodziewamy się, że część przedsiębiorców powróci do rozliczenia miesięcznego, zwłaszcza firmy regularnie występujące o zwrot VAT, które przez cały rok czekały na niego dłużej, niż musiały. Kto planuje powrót do rozliczeń miesięcznych od początku nowego roku, powinien pamiętać o zawiadomieniu urzędu skarbowego najpóźniej do 25 lutego – mówi Kamil Fac z Faktura.pl.

Źródło: Faktura.pl