Magazyn e-commerce – jak prawidłowo liczyć koszty?

Co może zaskakiwać, znaczna część firm nie ma pełnej świadomości, ile faktycznie kosztuje je wysłanie pojedynczej paczki czy realizacja całego procesu logistycznego. Bez tej wiedzy trudno podejmować strategiczne decyzje biznesowe czy efektywnie porównywać oferty zewnętrznych operatorów logistycznych.

W niniejszym artykule przedstawię, jak prawidłowo podejść do kalkulacji kosztów magazynu e-commerce, na co zwrócić szczególną uwagę oraz jak wykorzystać tę wiedzę w praktyce – zarówno przy optymalizacji własnych procesów, jak i przy poszukiwaniu usług fulfillmentu.

Choć prowadzenie biznesu e-commerce może wydawać się skomplikowane, z perspektywy logistycznej jest to relatywnie prosty model biznesowy. W przeciwieństwie do firm produkcyjnych, które muszą zarządzać surowcami, półproduktami i wyrobami gotowymi, często w różnych lokalizacjach, logistyka e-commerce jest znacznie bardziej przejrzysta.

Znacznie bardziej złożone wyzwania pojawiają się w przypadku:

• firm produkcyjnych z wieloma etapami procesu wytwórczego,
• przedsiębiorstw operujących na dłużycach lub towarach specjalistycznych,
• biznesów wielokanałowych, łączących sprzedaż hurtową (B2B) i detaliczną (B2C).

W tym artykule skupimy się wyłącznie na e-commerce w modelu B2C, niezależnie od branży (fashion, farmaceutyka, elektronika czy inne). Mówimy o biznesie, który posiada jeden lub więcej kanałów sprzedaży online, z których spływają zamówienia realizowane głównie dla klientów indywidualnych.

Warto zaznaczyć, że istnieją również e-commerce’y hurtowe, jednak metodologia liczenia kosztów jest w ich przypadku analogiczna – gdy opanujesz zasady kalkulacji dla detalu, bez trudu zastosujesz je również w hurcie.

Pierwszym elementem, który należy uwzględnić w kalkulacji kosztów, jest powierzchnia magazynowa. Niezależnie od formy własności – czy budynek jest naszą własnością, czy go wynajmujemy – musimy uwzględnić koszt jego utrzymania.

Istnieją dwie główne szkoły rozliczania kosztów powierzchni. Pierwsza z nich zakłada, że całą powierzchnię magazynu należy przypisać do kosztów składowania. Oznacza to, że jeśli dysponujemy magazynem o powierzchni 1000 m², powinniśmy rozpisać ten koszt na wszystkie miejsca składowania – regały półkowe, paletowe oraz miejsca składowania na podłodze. Dzieląc całkowity koszt przez liczbę miejsc składowania, otrzymujemy koszt pojedynczej lokalizacji lub półki.

Druga szkoła proponuje, aby części magazynu, w których odbywają się operacje (strefy przyjęcia i wydania towaru), były liczone do kosztu paczki, a nie do kosztu składowania.

Tu pojawia się pierwsza istotna różnica między własnym magazynem a korzystaniem z usług operatora logistycznego. Operator, który obsługuje wielu klientów, musi podzielić koszty stref funkcjonalnych między wszystkich usługobiorców. Każdy klient powinien partycypować w kosztach powierzchni proporcjonalnie do zajmowanej przestrzeni.

Natomiast gdy prowadzimy własny magazyn, cały jego koszt jest naszym stałym wydatkiem miesięcznym. W takiej sytuacji rozsądniejsze jest wliczenie go w koszt paczki. Praktycznie oznacza to podzielenie miesięcznego kosztu utrzymania magazynu przez liczbę wysłanych paczek.

Oczywiście do kosztu samego czynszu należy doliczyć media oraz wszystkie wydatki związane z utrzymaniem budynku: ubezpieczenie, zabezpieczenia przeciwpożarowe, służby BHP, służby techniczne itp.

Kolejnym istotnym elementem są koszty sprzętu wykorzystywanego w magazynie. Mówimy tu o wózkach widłowych, skanerach, systemach WMS (Warehouse Management System) oraz innych urządzeniach wspierających pracę magazynu.

W przypadku tych kosztów podejście jest nieco inne niż przy powierzchni magazynowej. Aby prawidłowo przypisać koszty sprzętu do poszczególnych procesów, należy:

1. Zidentyfikować, które urządzenia są wykorzystywane w poszczególnych strefach funkcjonalnych magazynu.
2. Określić stopień wykorzystania danego sprzętu w każdej strefie.
3. Proporcjonalnie rozdzielić koszty między strefy.

Na przykład, jeśli całkowity miesięczny koszt skanerów wynosi 5000 zł, a wózków widłowych 3000 zł, łącznie daje to 8000 zł. Tę kwotę należy rozdzielić między strefy funkcjonalne – np. 2000 zł przypisać do przyjęcia towaru, 4000 zł do kompletacji, a pozostałe 2000 zł do wydania. Ewentualny zapas (10-15%) można rozdzielić równomiernie między wszystkie strefy.

Przy kalkulacji kosztów regałów wysokiego składowania należy uwzględnić nie tylko samą powierzchnię regałów, ale również przestrzeń komunikacyjną. Jeśli regały wraz z alejkami zajmują np. 600 m² z całkowitej powierzchni magazynu wynoszącej 1000 m², to właśnie tę część kosztu (60%) należy przypisać do składowania wysokiego.

W przypadku regałów półkowych wewnątrz wysokiego składowania należy przeliczyć koszt proporcjonalnie. Jeśli np. w miejscu trzech lokalizacji paletowych umieszczono 12 półek, koszt jednej półki będzie wynosił 1/4 kosztu lokalizacji paletowej.

Trzecim kluczowym elementem są koszty pracownicze. Podobnie jak w przypadku sprzętu, nie należy traktować łącznego kosztu wszystkich pracowników jako jednej pozycji, lecz przypisać ich do konkretnych stref funkcjonalnych.

Należy przeanalizować, ilu naszych pracowników pracuje przy przyjęciu towaru, ilu przy kompletacji, a ilu przy pakowaniu i wysyłce. Następnie trzeba określić ich wydajność w każdym z tych procesów. Na przykład jeśli przy przyjęciu towaru pracują dwie osoby i przyjmują dziennie 100 paczek, to koszt przyjęcia jednej paczki to koszt dwóch pracowników podzielony przez 100. Analogicznie postępujemy z pozostałymi procesami.

Warto pamiętać, że wydajność pracowników może się różnić w zależności od rodzaju towaru, jego gabarytów czy specyfiki procesu. Dlatego istotne jest, aby prowadzić dokładne pomiary wydajności i na ich podstawie kalkulować koszty.

Gdy mamy już rozpisane koszty powierzchni, sprzętu i pracowników na poszczególne strefy funkcjonalne, możemy przystąpić do kalkulacji kosztów poszczególnych procesów magazynowych.

Przyjęcie towaru
Koszt przyjęcia towaru obejmuje:

• część kosztów powierzchni przypisaną do strefy przyjęć,
• koszty sprzętu wykorzystywanego przy przyjęciu (skanery, wózki),
• koszty pracowników zajmujących się przyjęciem,
• koszty materiałów eksploatacyjnych (etykiety, taśmy).

Całkowity koszt przyjęcia dzielimy przez liczbę przyjętych jednostek (paczek, palet), aby uzyskać jednostkowy koszt przyjęcia.

Składowanie
Koszt składowania obejmuje:

• koszty powierzchni regałów (paletowych, półkowych),
• amortyzację regałów,
• koszty sprzętu wykorzystywanego do obsługi składowania,
• koszty pracowników obsługujących strefę składowania.

Koszt składowania przeliczamy najczęściej na jednostkę czasu (dzień, tydzień, miesiąc) oraz na jednostkę składowania (paleta, półka, miejsce na podłodze).

Kompletacja
Koszt kompletacji obejmuje:

• część kosztów powierzchni przypisaną do strefy kompletacji,
• koszty sprzętu wykorzystywanego przy kompletacji,
• koszty pracowników zajmujących się kompletacją,
• ewentualne koszty materiałów eksploatacyjnych.

Koszt kompletacji dzielimy przez liczbę skompletowanych linii zamówień lub przez liczbę zamówień, w zależności od przyjętej metodologii.

Pakowanie i wysyłka
Koszt pakowania i wysyłki obejmuje:

• część kosztów powierzchni przypisaną do strefy pakowania i wydania,
• koszty sprzętu wykorzystywanego przy pakowaniu i wysyłce,
• koszty pracowników zajmujących się pakowaniem i wysyłką,
• koszty materiałów opakowaniowych (kartony, wypełniacze, taśmy),
• koszty etykiet wysyłkowych.

Całkowity koszt pakowania i wysyłki dzielimy przez liczbę wysłanych paczek, aby uzyskać jednostkowy koszt wysyłki.

Po rozpisaniu wszystkich kosztów na poszczególne procesy, możemy przystąpić do kalkulacji kosztów jednostkowych.

Sumując koszty jednostkowe wszystkich prowadzonych procesów (przyjęcie, kompletacja, pakowanie, wysyłka), otrzymujemy całkowity koszt obsługi jednej paczki. Jest to kluczowy wskaźnik, który pozwala nam ocenić efektywność naszej logistyki oraz porównać ją z ofertami operatorów zewnętrznych.

Znając koszt składowania, możemy określić, ile kosztuje nas przechowywanie jednej jednostki towaru (palety, kartonu, pojedynczego produktu) przez określony czas. Jest to szczególnie istotne przy zarządzaniu zapasami i planowaniu zakupów.

Mając dokładne dane o kosztach poszczególnych procesów, możemy świadomie porównywać je z ofertami operatorów logistycznych. Często zdarza się, że cenniki operatorów wydają się nieadekwatne do naszych wewnętrznych kalkulacji. Wynika to z faktu, że operatorzy poświęcają znacznie więcej czasu na dokładne policzenie kosztów poszczególnych procesów.

Aby porównywać „jabłka z jabłkami”, musimy policzyć nasze koszty dokładnie w taki sam sposób, jak robi to operator logistyczny – z podziałem na poszczególne procesy i z uwzględnieniem wszystkich składowych kosztów.

Dokładna znajomość kosztów magazynowych ma szereg praktycznych zastosowań.

Mając precyzyjne dane o kosztach własnej logistyki, możemy świadomie podjąć decyzję, czy bardziej opłaca się prowadzić magazyn we własnym zakresie, czy zlecić to zadanie zewnętrznemu operatorowi. Często okazuje się, że niektóre procesy warto outsourcować, a inne pozostawić we własnej gestii.

Znając dokładnie swoje koszty, jesteśmy w znacznie lepszej pozycji negocjacyjnej wobec operatorów logistycznych. Możemy precyzyjnie określić, które elementy oferty są dla nas korzystne, a które nie.

Analiza kosztów poszczególnych procesów pozwala zidentyfikować obszary, w których możliwa jest optymalizacja. Może się okazać, że niektóre procesy generują nieproporcjonalnie wysokie koszty i wymagają reorganizacji.

Prawidłowe liczenie kosztów magazynu e-commerce jest fundamentem efektywnego zarządzania logistyką. Pozwala nie tylko na świadome podejmowanie decyzji biznesowych, ale również na optymalizację procesów i redukcję kosztów.

Kluczowe punkty, o których należy pamiętać:

1. Koszty należy przypisywać do konkretnych procesów i stref funkcjonalnych.
2. Podczas procesu kalkulacji należy uwzględnić wszelkie koszty powierzchni, sprzętu oraz pracowników.
3. Wydajność pracowników w poszczególnych procesach ma kluczowe znaczenie dla kosztów jednostkowych.
4. Dokładna znajomość kosztów pozwala na świadome porównywanie ofert operatorów logistycznych.

Regularna analiza kosztów magazynowych powinna być stałym elementem zarządzania biznesem e-commerce. Tylko w ten sposób możemy mieć pewność, że nasza logistyka działa efektywnie i wspiera rozwój całego przedsiębiorstwa.

Piotr Susz