Flota, która nie zamraża kapitału firmy. Wybrać leasing, wynajem czy finansowanie kredytem?

Przez lata posiadanie samochodu było traktowane niemal automatycznie jako posiadanie majątku. Firma kupowała pojazd, korzystała z niego przez kilka lat, a następnie sprzedawała. Dziś warto spojrzeć na flotę inaczej. Samochód bardzo szybko traci na wartości, a jego podstawowym zadaniem nie jest pozostawanie składnikiem majątku, lecz zapewnienie pracownikom możliwości wykonywania ich pracy, na której firma zarabia.

Dlatego przy wyborze modelu finansowania floty coraz ważniejsze stają się trzy kwestie: mobilność, przewidywalność i elastyczność. Nie ma przy tym rozwiązania, które w każdej sytuacji będzie najtańsze. Są rozwiązania lepiej i gorzej dopasowane do potrzeb konkretnej firmy.

Najem długoterminowy odpowiada przede wszystkim na potrzeby, które można stosunkowo łatwo przewidzieć. Umowy zawierane są najczęściej na okres od dwóch do pięciu lat. Średni okres wynajmu długoterminowego w Polsce wynosi około 41 miesięcy i od wielu lat pozostaje stosunkowo stabilny. Popularne są kontrakty na 36, 48 i 60 miesięcy.

To rozwiązanie daje firmie możliwość zaplanowania floty i jej kosztów na kilka lat. Finansowanie, ubezpieczenie, serwis czy inne elementy obsługi mogą zostać przekazane na zewnątrz, a po stronie przedsiębiorstwa pozostaje przede wszystkim nadzór i kontrola. Warunkiem jest oczywiście dobrze przygotowana i wynegocjowana umowa, która nie pozostawia dostawcy dowolności w późniejszej rekalkulacji kosztów.

Nie każda potrzeba przedsiębiorstwa trwa jednak trzy czy cztery lata. Wyobraźmy sobie firmę budowlaną, która wygrywa duży kontrakt. Projekt potrwa dziewięć miesięcy. Trzeba zatrudnić ludzi, wysłać ich na miejsce realizacji inwestycji i zapewnić im samochody. Kupno pojazdów oznaczałoby, że po zakończeniu prac firma pozostanie z dodatkowymi autami. Nadal trzeba będzie je ubezpieczać, serwisować i utrzymywać, nawet jeśli kolejny projekt nie pojawi się od razu.

W takim przypadku naturalnym rozwiązaniem może być wynajem średnioterminowy, obejmujący okres od kilku miesięcy do około dwóch lat. Miesięcznie będzie z reguły droższy od kontraktu długoterminowego. Samochód jest bowiem użytkowany krócej, a jego koszt musi zostać rozłożony na znacznie mniejszą liczbę miesięcy. Nie oznacza to jednak, że z punktu widzenia całej firmy będzie droższy. Jeżeli alternatywą jest kupno pojazdu, który po zakończeniu projektu przez kilkanaście miesięcy będzie stał niewykorzystany, wyższa miesięczna rata może w końcowym rozrachunku oznaczać niższy koszt. To samo dotyczy firm o sezonowym lub niestabilnym zapotrzebowaniu. W takich przypadkach elastyczność może być warta więcej niż najniższa cena pojedynczej raty.

Jednym z największych błędów przy wyborze floty jest porównywanie samych cen zakupu albo miesięcznych rat. Samochód kosztujący 100 tys. zł nie musi być tańszy od samochodu kosztującego 130 tys. zł. Jeżeli pierwszy po kilku latach będzie można sprzedać za 40 tys. zł, a drugi za 75 tys. zł, początkowa różnica w cenie przestaje mieć takie znaczenie. Dochodzą do tego serwis, zużycie paliwa, ubezpieczenie, naprawy, opony, samochody zastępcze, szkody czy koszt sprzedaży pojazdu.

Dlatego podstawowym narzędziem przy podejmowaniu decyzji powinno być TCO – Total Cost of Ownership, czyli całkowity koszt użytkowania samochodu. Różnice, które na pierwszy rzut oka wyglądają niepozornie, po kilku latach zaczynają mieć bardzo konkretną wartość. Jedna marka może wymagać serwisu co 15 tys. km, inna co 30 tys. km. Przy przebiegu 150 tys. km oznacza to odpowiednio dziesięć i pięć wizyt serwisowych. Jeżeli pojedynczy serwis kosztuje 1500 zł, różnica tylko w tym jednym elemencie może wynieść 7500 zł.

Podobnie jest ze spalaniem. Różnica jednego litra paliwa w całym okresie użytkowania samochodu przy przebiegu około 120 tys. km może oznaczać dodatkowe 7–8 tys. zł kosztu na jednym pojeździe.

Do TCO trzeba włączyć również rzeczy, o których firmy często przypominają sobie dopiero wtedy, gdy pojawia się problem: koszt samochodu zastępczego, czas oczekiwania na części po szkodzie, likwidację szkód, parkingi czy zasoby ludzkie potrzebne do zarządzania flotą. Sama rata jest więc tylko fragmentem całej układanki.

Ten sam problem pojawia się przy porównywaniu ofert wynajmu długoterminowego. Jedna firma przedstawia ratę 2000 zł, druga 2500 zł. Na pierwszy rzut oka wybór wydaje się prosty. Tyle że nie istnieje jedna, identyczna dla wszystkich definicja zakresu wynajmu długoterminowego.

W jednej ofercie mogą znaleźć się samochody zastępcze, pełna obsługa opon, likwidacja szkód i szeroki zakres usług serwisowych. W drugiej część tych elementów będzie później refakturowana. Różnica może sięgać kilkuset złotych miesięcznie, ale niekoniecznie na korzyść oferty z niższą ratą. Dlatego zapytanie ofertowe musi być bardzo szczegółowe. Jeżeli firma nie określi dokładnie, czego oczekuje, każdy dostawca może przygotować kalkulację według własnego zakresu. W efekcie porównujemy nie dwie ceny tej samej usługi, ale dwie różne usługi.

W umowach trzeba zwracać uwagę również na zasady rekalkulacji. Jeżeli przebieg samochodu okaże się wyższy albo niższy od założonego, sposób ponownego przeliczenia kosztów powinien być określony wcześniej. Podobnie jak standard świadczonych usług i poziom SLA. Wynajem długoterminowy może być bardzo dobrym narzędziem zarządzania flotą, ale tylko wtedy, gdy firma dokładnie wie, co kupuje i na jakich zasadach.

Przy kilkudziesięciu samochodach zarządzanie flotą bywa traktowane w przedsiębiorstwach jako zadanie dodatkowe. Osoba odpowiedzialna za samochody zajmuje się jednocześnie telefonami, komputerami czy innymi elementami administracji. W niektórych organizacjach obowiązki flotowe trafiają do kadr, księgowości albo sekretariatu. Problem polega na tym, że mówimy o znaczącym budżecie.

W całym cyklu życia przeciętny samochód może kosztować firmę około 180–200 tys. zł. Dziesięć aut oznacza już około 2 mln zł wydatków. Przy większej flocie skala rośnie bardzo szybko. Jeżeli odpowiedzialność jest rozproszona pomiędzy kilka działów, trudno mówić o rzeczywistej kontroli. Część kosztów znajduje się w finansach, część w administracji, część w kadrach, jeszcze inne w serwisie czy w rozliczeniach pracowników. Każdy widzi fragment, ale nikt nie widzi całości.

Przy porównywaniu zakupu z wynajmem trzeba więc policzyć również własne zasoby. Zarządzanie samochodami wymaga ludzi, systemów, czasu i wiedzy. Pracownik nie wykonuje tych zadań za darmo. Korzysta z urlopu, może odejść z firmy, potrzebuje narzędzi i zastępstwa. Jeżeli tego elementu nie uwzględnimy w TCO, nasza kalkulacja przestaje być miarodajna.

Jednym z najczęściej podnoszonych argumentów przeciwko wynajmowi są opłaty naliczane przy zwrocie pojazdu. Tyle że uszkodzenie samochodu kosztuje niezależnie od tego, kto jest jego właścicielem. W przypadku wynajmu dostajemy fakturę i koszt staje się natychmiast widoczny. Jeżeli pojazd należy do firmy, ten sam wydatek może ukryć się w niższej cenie sprzedaży. Samochód, który w dobrym stanie można byłoby sprzedać za 50 tys. zł, po kilku latach zaniedbań spieniężymy za 40 tys. zł. Dziesięć tysięcy zniknęło w obu przypadkach – różnica polega tylko na tym, gdzie ten koszt został pokazany.

Duża część problemów związanych ze zwrotem wynika z braku przygotowania. Proces nie powinien zaczynać się w dniu, w którym pracownik podjeżdża nieumytym samochodem, zostawia kluczyki i pyta, gdzie czeka nowe auto. Do zwrotu warto przygotowywać pojazd nawet dwa miesiące wcześniej: sprawdzić szkody, zgłosić je, wykonać potrzebne naprawy i poznać standard oceny stanu samochodu zapisany w umowie.

Brak takiej procedury potrafi być bardzo kosztowny. W praktyce spotkałem przypadek, w którym za zwrot czterech samochodów firma otrzymała fakturę na 170 tys. zł. Problem pojawił się na końcu, ale jego źródło znajdowało się znacznie wcześniej – w braku przygotowania użytkowników i kontroli stanu aut.

Nie ma również powodu, dla którego wszystkie samochody w przedsiębiorstwie miałyby być finansowane w ten sam sposób. Duża część floty jest stosunkowo przewidywalna. Wiemy, ilu handlowców, serwisantów czy menedżerów będzie korzystało z samochodów przez kilka kolejnych lat. W tym obszarze mogą sprawdzić się zakup, leasing albo wynajem długoterminowy.

Druga część potrzeb jest bardziej dynamiczna. Zależy od projektów, kontraktów czy sezonowości. Tutaj większą wartość może mieć wynajem średnioterminowy. Są też samochody specjalistyczne – na przykład chłodnie – przy których firmy wynajmujące mogą mniej chętnie przejmować ryzyko ze względu na trudniejszą do przewidzenia wartość pojazdu i sposób jego późniejszej sprzedaży.

Dlatego w wielu przedsiębiorstwach najbardziej racjonalny może być model hybrydowy. Nie chodzi o wybór jednej metody finansowania dla całej organizacji, ale o dopasowanie narzędzia do rodzaju potrzeby.

To zmienia także sposób rozmowy o flocie. Pytanie „kupować czy wynajmować?” jest zbyt proste. Najpierw trzeba odpowiedzieć: jak długo potrzebujemy samochodu, jak przewidywalne jest nasze zapotrzebowanie, jakie ryzyka jesteśmy gotowi pozostawić u siebie i ile naprawdę kosztuje każda z dostępnych opcji.

Dopiero później można porównać zakup, leasing, wynajem długoterminowy i średnioterminowy. Bez policzenia TCO nie powinno być decyzji. Bo ostatecznie firma nie zarządza liczbą samochodów stojących na parkingu. Zarządza mobilnością, kosztami i zdolnością do prowadzenia biznesu.

Artykuł powstał na podstawie webinaru „Flota, która nie zamraża kapitału firmy”. Prelegenci: Krzysztof Sosnowski z firmy Total Fleet Solutions, Tomasz Czerwiński z firmy Kaizen Rent, Janusz Szyszko z firmy Navigo Finance.

Pełne nagranie wraz z pogłębionymi analizami finansowymi pobierzesz TUTAJ.