Jak przygotować się na kontrolę podatkową w firmie?

Jeszcze kilka lat temu urząd skarbowy często podejmował działania w sposób masowy – kontrolując dużą liczbę firm bez względu na realne ryzyko oszustwa. Było to szczególnie widoczne po okresie pandemii, kiedy fiskus próbował nadrobić straty. Dziś sytuacja wygląda zupełnie inaczej. Kontrole są rzadsze, ale zdecydowanie bardziej ukierunkowane. Organy podatkowe koncentrują się na tych przedsiębiorstwach, które na podstawie danych systemowych mogą faktycznie popełniać błędy lub dopuszczać się nieprawidłowości.

Nowe podejście oznacza, że urząd nie traci czasu na działania wobec podmiotów losowych. Algorytmy analizują sprawozdania, porównują dane z JPK, badają powiązania między firmami. Jeśli coś się nie zgadza – ryzyko kontroli gwałtownie rośnie. To wyraźna zmiana filozofii działania – mniej hałasu, więcej celnych uderzeń.

Obecnie niemal każda kontrola przynosi konkretne ustalenia. To nie przypadek – to efekt działania precyzyjnych narzędzi i danych. Przedsiębiorca musi o tym pamiętać i zadbać o jakość oraz spójność dokumentacji, zanim pojawią się urzędnicy.

Standardowa kontrola podatkowa rozpoczyna się od doręczenia zawiadomienia. Od tego momentu urząd może rozpocząć czynności kontrolne nie wcześniej niż po siedmiu dniach i nie później niż po trzydziestu. Czas ten warto wykorzystać na gruntowne przejrzenie dokumentów, przygotowanie pomieszczenia dla kontrolerów oraz ustalenie wewnętrznych procedur na czas ich obecności w firmie.

Kontrola najczęściej odbywa się w siedzibie przedsiębiorstwa, biurze rachunkowym lub w miejscu przechowywania dokumentacji. Urzędnicy muszą posiadać stosowne upoważnienie oraz legitymację służbową. W trakcie kontroli analizowane są księgi rachunkowe, ewidencje VAT, umowy, faktury, raporty kasowe oraz majątek firmy. Pracownicy skarbówki mogą nie tylko przeglądać i kopiować dokumenty, ale również fotografować sprzęt, nagrywać czynności czy żądać dostępu do systemów informatycznych.

Po zakończeniu kontroli sporządzany jest protokół, który zawiera wszystkie ustalenia i wnioski. Podatnik ma 14 dni na zgłoszenie uwag, przedstawienie dowodów lub sprostowanie informacji. Brak korekty może skutkować wszczęciem postępowania podatkowego, które z reguły kończy się decyzją finansową i dodatkowymi należnościami. Co ważne – urząd może już w trakcie kontroli zabezpieczyć swoje roszczenia, np. blokując firmowe rachunki bankowe czy zajmując majątek.

Kontrola, która wykazuje poważniejsze uchybienia, może skutkować dotkliwymi konsekwencjami finansowymi. Sankcje podatkowe sięgają nawet 100% wartości zakwestionowanego podatku – szczególnie w przypadkach, gdy rozliczono faktury wystawione przez nieistniejący podmiot. W praktyce dochodzi do sytuacji, gdzie po raz pierwszy zapłaciliśmy dostawcy, potem organ kwestionuje nasze prawo do odliczenia kwoty VAT z takiej faktury oraz może zażądać dodatkowe zobowiązania w wysokości 100%.

Nie kończy się jednak tylko na pieniądzach. W przypadku poważnych zarzutów organy skarbowe często kierują sprawę do postępowania karno-skarbowego. Przedsiębiorca może zostać ukarany grzywną, a w ekstremalnych przypadkach odpowiadać karnie.

Co gorsza, nawet rzetelne firmy bywają ofiarami sytuacji, w których nieświadomie kupiły towar od nieuczciwego dostawcy. Nawet jeśli transakcja została zrealizowana i opłacona, fiskus może uznać ją za nieprawidłową i zażądać zwrotu VAT wraz z odsetkami. W takiej sytuacji firma nie tylko traci pieniądze, ale i może zostać wciągnięta w procedurę karną jako „uczestnik schematu nieprawidłowości”.

Podczas kontroli podatkowej przedsiębiorca ma określone obowiązki – musi udostępnić dokumentację, zapewnić dostęp do pomieszczeń, sprzętu oraz systemów księgowych. Dobrze jest zorganizować przestrzeń, w której urzędnicy będą mogli spokojnie pracować – osobne biurko, komputer z dostępem do plików czy segregatory z dokumentami.

Jednocześnie podatnik ma też ważne prawa. Może uczestniczyć we wszystkich czynnościach osobiście lub przez pełnomocnika, przeglądać i kopiować dokumenty, zgłaszać wnioski dowodowe, a nawet odmówić udziału w przesłuchaniu. Szczególną ostrożność należy zachować w sytuacji, gdy kontrola odbywa się bez wcześniejszego zawiadomienia – co jest możliwe w przypadku kontroli celno-skarbowej. W takich przypadkach warto natychmiast skontaktować się z doradcą podatkowym lub adwokatem i nie podejmować rozmów z kontrolerami do czasu jego przyjazdu.

Najlepszym podejściem do kontroli podatkowej jest traktowanie jej nie jako zagrożenia, ale jako sytuacji, do której można się przygotować. Firmy, które regularnie przeprowadzają wewnętrzne audyty podatkowe, są w stanie wcześniej wykryć nieprawidłowości i je skorygować, zanim zrobi to urząd.

Warto również wdrożyć mechanizmy tzw. podatkowego compliance – czyli zestawu procedur i praktyk monitorujących obszary podatkowego ryzyka. Dotyczy to szczególnie transakcji międzynarodowych, operacji na nieruchomościach, transferów wewnątrz grup kapitałowych czy nietypowych rozliczeń.

Cennym narzędziem jest też uzyskiwanie indywidualnych interpretacji podatkowych – dają one podatnikowi ochronę prawną w razie kontroli. Dla przedsiębiorców myślących długofalowo dobrym rozwiązaniem może być także zabezpieczenie majątku prywatnego – np. poprzez utworzenie fundacji rodzinnej lub przekształcenie formy prawnej działalności.

W czasach, gdy kontrola podatkowa to już nie loteria, lecz efekt analitycznej selekcji, odpowiednie przygotowanie do niej jest kluczowe. Zadbaj o porządek w dokumentacji, przeprowadzaj regularne przeglądy ksiąg, konsultuj się z doradcą i nie zostawiaj nic przypadkowi.

Świadome zarządzanie podatkami, ostrożność w doborze kontrahentów i gotowość na wizytę urzędników to dziś fundamenty odpowiedzialnego prowadzenia biznesu. Dzięki temu kontrola – nawet jeśli się pojawi – nie musi oznaczać katastrofy.