Jak się sklonować w biznesie?

Wyobraź sobie, że masz biuro na krakowskim rynku, a drzwi wejściowe prowadzą prosto do Twojego gabinetu. Każdy o dowolnej porze może wejść i wręczyć Ci karteczkę z zapisaną uwagą:

• „Przed południem musimy zrobić zebranie”.
• „Trzeba opłacić fakturę”.
• „Daj, proszę, zielone światło na kampanię”.
• „Gdzie znajdę Twoje zdjęcie profilowe?”.
• „Wybierasz się na konferencję w lipcu?”.
• „Jak mam przygotować raport finansowy?”.

Tak wygląda codzienność wielu przedsiębiorców. Wchodzą do biura, biorą głęboki oddech, klikają w ikonkę aplikacji pocztowej i dają nura w gąszcz podobnych żądań. To nie oni zarządzają swoim czasem, robi to ich skrzynka odbiorcza.

Żaden przedsiębiorca nie wdrożyłby polityki otwartych drzwi w sercu krakowskiego rynku. Jednak za pomocą poczty elektronicznej codziennie ją stosują — pozwalają każdemu zawracać sobie głowę, przez co się rozpraszają i tracą energię. Innymi słowy, godzą się na to, aby ich skrzynka odbiorcza stała się listą rzeczy do zrobienia dostępną dla wszystkich.

We wcześniejszych fragmentach książki pisałem o wyjeździe na narty z Richardem Bransonem. Ukryłem tam pewien szczegół — Bransonowi towarzyszył jeden pracownik, była to jego asystentka administracyjna Hannah.

W połowie pobytu zadałem jej pytanie: „Jak wygląda wasza współpraca?”.Hannah opowiedziała mi, co robi dla Bransona (wszystko), w jaki sposób (według systemu określonego przez niego) i jak on monitoruje jej pracę (codzienne odprawy przy śniadaniu).

Każdy, kto się domaga uwagi Richarda, najpierw trafia na Hannah. Dzięki niej Branson unika spotkań pod hasłem: „masz chwilkę?” i nikt nie przeszkadza mu, obiecując, że „to naprawdę szybka sprawa”. Hannah zarządza życiem Bransona według jego zasad, a nie według oczekiwań innych.

To stanowisko funkcjonuje pod nazwą asystent administracyjny, asystent personalny, kierownik biura, szef sztabu, lecz zawsze chodzi o to samo. Ja będę trzymał się określenia „asystent administracyjny”. Rola asystenta administracyjnego polega na dbaniu o najcenniejszy zasób firmy — czas jej założyciela.

Jeśli chcesz odzyskać swoje dni, musisz zatrudnić asystenta. Być może już to zrobiłeś. Nic się nie martw, to krótki rozdział i warto go przeczytać, nawet jeśli masz już asystenta, ponieważ większość przedsiębiorców nie korzysta z jego wsparcia we właściwy sposób.

Wiem, co czujesz, jeśli jeszcze nie masz asystenta i spinasz się, gdy o nim wspominam. Kiedy mówię moim klientom coachingowym o zatrudnieniu takiego pracownika, sięgają oni po najbardziej pomysłowe wymówki.

• Ale co ja mu dam do roboty?
• Nie stać mnie na zatrudnienie asystenta.
• Czemu sam nie mogę się tym zajmować?
• Chcę mieć pełną kontrolę nad biznesem.
• Nie opracowałem żadnego sensownego systemu, według którego moglibyśmy współpracować.
• Inni pomyślą, że jestem leniwy.
• Nie wiem, czy jestem na tyle zajęty, żeby zasługiwać na asystenta.
• Jak mogę obcej osobie powierzyć zarządzanie skrzynką odbiorczą?
• Denerwuje mnie obecność asystenta, który wie wszystko o moich sprawach.
• Zanim nauczę kogoś, jak ma mnie wspierać, stracę dużo pracy (i czasu).

Wszystko już słyszałem. Prawda jest jednak taka, że jeśli chcesz, aby Twój biznes rozkwitł, jeśli chcesz naprawdę zastosować Zasadę Odkupu, zatrudnienie asystenta nie podlega negocjacjom. Jest to pierwsze stanowisko, jakie każdy przedsiębiorca powinien obsadzić. Każda godzina poświęcona na zadania administracyjne, odpisywanie na e-maile, zarządzanie kalendarzem, dzwonienie do ogrodnika, płacenie rachunków i tak dalej to czas ukradziony firmie i rodzinie, wyrwany z wymarzonego życia.

Kiedy sugeruję, że czas zatrudnić asystenta administracyjnego, przedsiębiorcy natychmiast myślą: „Ale co ja mu dam do roboty?”. Na początek sięgnij do swojego Audytu Czasu i Energii z rozdziału 4. i spójrz na wszystkie zadania na liście, które zakreśliłeś na czerwono i opatrzyłeś jednym lub dwoma symbolami dolara. Jeśli jeszcze się ich nie pozbyłeś, odpowiedz sobie na pytanie: „Które z tych zadań mogę przekazać asystentowi administracyjnemu?”. Często funkcjonuje błędne przekonanie, że pracownikowi można dać tylko jedno zadanie:

• „Potrzebuję przedstawiciela handlowego do działu sprzedaży”.
• „Potrzebuję marketingowca do działu marketingu”.
• „Potrzebuję kierownika biura do zarządzania sprawami administracyjnymi”.

Przecież sam od jakiegoś czasu pełnisz kilka funkcji jednocześnie. Dlaczego nie może tego robić także ktoś inny? Pamiętaj, że celem jest odzyskanie czasu. Nie czuj się źle, przekazując kilka zadań jednej osobie. Lista obowiązków z rozdziału 4., które pochłaniają Twój czas, prawdopodobnie zawiera:

• odpisywanie na e-maile,
• planowanie,
• prace badawcze związane z projektem,
• porządkowanie danych,
• aktualizacja raportów,
• przepływy finansowe,
• wysyłanie prezentów dla pracowników
• organizacja wyjazdów służbowych,
• zakupy,
• zadania administracyjne,
• aktualizacje strony internetowej,
• prowadzenie social mediów

Jeśli nadal Ty się tym zajmujesz, powiem Ci jedno. Już masz asystenta — Ty nim jesteś! Wykonujesz pracę doskonałego asystenta administracyjnego. Zakładam, że Twoja Stawka Odkupu wynosi znacznie więcej niż stawka, którą musiałbyś zapłacić pracownikowi wykonującemu te zadania.

Asystenci administracyjni mają również tę zaletę, że wykonują pracę bez intelektualnych i psychologicznych zahamowań, z którymi Ty być może się zmagasz. Czasem, na przykład, ciężko się z czymś pogodzić i uregulować gigantyczną fakturę, którą musisz zapłacić. Innym razem możesz nie chcieć umówić spotkania, bo wiesz, że będzie się wiązało z trudną rozmową. Asystent administracyjny nie dźwiga tego bagażu emocjonalnego. Pomyśl o sprzątaniu domu. Zawsze łatwiej posprzątać u kogoś niż u siebie. Nie jesteś emocjonalnie przywiązany do rupieci obcych osób.

Najprostszy sposób, aby się przekonać, czy jakaś sprawa jest dla Ciebie emocjonalnym wyzwaniem, to zadać sobie pytanie: „Co wciąż odkładam na później?”. Te zadania — a mogą być różne dla różnych osób — w łatwy sposób można przekazać asystentowi administracyjnemu. Nie będzie się zmagał z tym samym emocjonalnym obciążeniem co Ty i po prostu wykona zadanie.

Asystent administracyjny nie tylko wykona zadania bez obciążenia emocjonalnego, lecz także będzie się lepiej stosował do zasad niż Ty. Dlaczego? Ponieważ założyciele firm zawsze chcą zrobić wyjątek.

Załóżmy, że masz zasadę, iż nie przyjmujesz zleceń za mniej niż 10 000 złotych, ponieważ wszystko sobie policzyłeś i zlecenia poniżej tej kwoty w dłuższej perspektywie nie są dla Twojej firmy opłacalne. Może to świetna zasada, ale sprawdza się tylko wtedy, kiedy się jej przestrzega. Kiedy trafi się zlecenie za 6000 złotych, Ty – jako założyciel firmy – będziesz odczuwać pokusę, aby je zrealizować. Będziesz się usprawiedliwiać przed samym sobą lub szukać sposobu, żeby to wypaliło. Przyjmiesz zlecenie, uważając, że robisz dobry uczynek, jednak później pojawi się zniechęcenie.

Asystent administracyjny nie będzie mieć tego problemu. Po prostu grzecznie odpowie: „Bardzo mi przykro, w tym przypadku nie jesteśmy odpowiednim kontrahentem. Proponuję następujące rozwiązania…”.Dokładnie tak jak w przypadku bagażu emocjonalnego związanego z niektórymi zadaniami nie musisz zastanawiać się, jak zwalczyć pokusę. Wsparcie asystenta administracyjnego pozwoli Ci tego uniknąć.

Nikt nie będzie tak dobrze pilnował Twojego czasu jak asystent administracyjny. Dzięki niemu nie zboczysz z właściwego kursu i nic nie zakłóci Twojej koncentracji. Asystent administracyjny odpisze na e-maile, wyśle zdjęcie profilowe i zadba, aby nic Ci nie umknęło podczas realizacji projektu.

A gdyby tak firmie nie groziło spowolnienie, kiedy następnym razem pojedziesz na dwutygodniowe wakacje? Praca nad zleceniami będzie płynnie postępować, tak jakbyś był na miejscu. E-maile będą trafiać tam, gdzie powinny, a Twoja skrzynka i fizyczna nieobecność nie będą przeszkodą na drodze rozwoju. Dobry asystent administracyjny może sprawić, że tak będzie wyglądać Twoja rzeczywistość!

Jeśli masz asystenta, lecz wciąż zmagasz się z e-mailami, posłuchaj historii mojego brata Pierre’a.Jak pamiętasz, Pierre borykał się z trudnościami w branży budowlanej. Właściwie był prawie bankrutem. Kiedy skoncentrował się na tym, co leżało w jego Kwadrancie Efektywności, co sprawiało mu satysfakcję i przynosiło pieniądze, wrócił do swojej strefy geniuszu – do sprzedaży. W ciągu dziesięciu lat (do 2017 roku) osiągnął wyniki lepsze od tych, o których marzył w najśmielszych snach. W pewnym momencie poczuł, że dodatkowa praca go przytłoczyła.

Zasugerowałem, żeby zatrudnił asystenta administracyjnego. Nie przedstawiłem jednak ram działania, aby zrobił to dobrze. Zatrudnił asystenta, a kilka miesięcy później wróciliśmy do rozmowy. – Nie rozumiem, dlaczego to taka wielka sprawa – powiedział.

Nie mogłem w to uwierzyć! W moim przypadku zatrudnienie asystentki zmieniło wszystko o sto osiemdziesiąt stopni, dzięki niej odzyskałem wiele dni. Wtedy do mnie dotarło: nie powiedziałem Pierre’owi, jak współpracować z asystentem. – Pierre, czy twój asystent zarządza całą Twoją pocztą i całym kalendarzem? – Nie. W tym tkwi problem.

Asystenci administracyjni powinni zapewniać wsparcie w co najmniej dwóch obszarach, tak jak zaznaczyłem to na Drabinie Zastępstw. Po pierwsze, powinni systematycznie zarządzać Twoim kalendarzem. Po drugie, powinni samodzielnie prowadzić Twoją pocztę elektroniczną. Kiedy pomogłem Pierre’owi zrozumieć te dwa kluczowe obowiązki, wszystko się zmieniło.

Jeśli masz już asystenta i coś nie działa, dopilnuj, aby zarządzał całym kalendarzem i całą pocztą elektroniczną. To pierwszy krok na drodze do dobrej współpracy.

Asystent administracyjny może zajmować się całą masą rzeczy, ale przede wszystkim powinien stać na straży Twojego kalendarza i poczty elektronicznej. Nigdy nie powinieneś zaglądać do nich jako pierwszy. Ty ustalasz zasady, według których należy nimi zarządzać, a asystent to robi. To nic skomplikowanego.

W rozdziale 8. szczegółowo omówimy, jak stworzyć Tydzień Idealny – aby każdy moment Twojego dnia został zaplanowany. Na razie jednak określimy podstawowe wytyczne dla Twojego asystenta administracyjnego, żeby wiedział, kiedy będziesz w stanie zająć się poszczególnymi sprawami. Zacznij od tego:

• Określ, kiedy jesteś „w pracy”, a kiedy jesteś w domu.
• Ustal przedziały czasowe zarezerwowane na spotkania (wywiady do podcastów, rozmowy sprzedażowe, rozmowy z nowymi klientami, spotkania indywidualne itp.).
• Ustal przedziały czasowe zarezerwowane na intensywną pracę umysłową.

Kiedy ktoś zaprasza mnie do udzielenia wywiadu w podcaście, odsyłam ich do asystentki administracyjnej. Kiedy pojawia się ważne zebranie, nie dowiaduję się o tym natychmiast, chyba że jest to naprawdę pilne. Moja asystentka nie potrzebuje szczegółowych wytycznych, na kiedy przełożyć ważne spotkanie. Wie, że czas zarezerwowany na spotkania przypada we wtorki i czwartki między 13:00 a 16:00. Zna mój kalendarz lepiej niż ja. To ja pytam, na kiedy zaplanować coś niestandardowego. Asystentka sprawdza i informuje mnie o najlepszym dniu lub porze dnia na daną sprawę – i o to właśnie chodzi.

Nie ja zarządzam swoim kalendarzem, robi to asystentka.

Czym jeszcze powinien zarządzać asystent administracyjny? Twoją skrzynką odbiorczą. Jeśli jesteś jak większość przedsiębiorców, z którymi pracuję, to raczej nie planujesz swojego dnia. Robi to Twoja skrzynka odbiorcza. Nie Ty decydujesz o priorytetach na dany dzień, lecz kolejny e-mail. Większość przedsiębiorców korzysta ze skrzynki odbiorczej tak, jakby to było narzędzie do zarządzania zadaniami, które ma przypominać, co jest ważne, co jest pilne i co należy zrobić w następnej kolejności.

Coś Ci zdradzę – skrzynka odbiorcza nie jest Twoim szefem. Skoro asystent administracyjny odpowiada za Twój kalendarz, niech stanie się także królem lub królową Twojej skrzynki odbiorczej.

Wprowadź następującą zasadę: nigdy, przenigdy nie wolno mi tknąć e-maila, który nie został najpierw przeczytany przez asystenta. Wyobraź sobie, że ktoś inny będzie zajmował się każdą powtarzającą się prośbą, która trafia do Twojej skrzynki. Jakie to uczucie, kiedy każdym rachunkiem, każdą prośbą o zdjęcie lub spotkanie, każdym e-mailem z „szybkim pytaniem” zajmie się ktoś inny, bez Twojego udziału?

Wiem, o czym teraz myślisz: „Nie mogę oddać kontroli komuś innemu”. Rozumiem, chcesz mieć pewność, że e-maile trafią tam, gdzie powinny, klienci otrzymają odpowiedź, a Ciebie nie ominie żadna ważna informacja. Nie myśl o powierzeniu asystentowi zarządzania skrzynką odbiorczą jako o utracie władzy, lecz raczej jako o odzyskaniu kontroli nad swoim czasem.

Zanim przekażesz komuś dostęp do skrzynki, musisz mieć system, który ureguluje zarządzanie e-mailami według Twoich wytycznych, dzięki czemu każda sprawa będzie załatwiana szybko i prawidłowo. Ja posługuję się systemem o nazwie E-mailowy GPS, a oprócz mnie korzystają z niego dziesiątki moich klientów. Za pomocą tego rozwiązania sprawujemy nadzór bez konieczności czytania większości e-maili.

E-mailowy GPS to lista folderów (lub etykiet), które stworzyłem i które sprawdzają się niemal u każdego przedsiębiorcy i w każdej branży. Asystent administracyjny uzbrojony w te wytyczne może bez Twojego udziału zająć się 90% e-maili dokładnie w taki sposób, w jaki sam byś to zrobił.

Poniżej przedstawiam zasady, według których działa E-mailowy GPS. Wiem, że wykrzyknik i cyfry słabo wyglądają, ale pełnią tu bardzo ważną funkcję. Wiele programów pocztowych (np. Gmail) układa etykiety w kolejności alfabetycznej. Dzięki dodaniu znaku wykrzyknika i kolejnych cyfr tak, jak to przedstawiam poniżej, Twój folder wyświetli się na górze.

Oto kilka etykiet w takiej kolejności, w jakiej znajdują się w mojej skrzynce odbiorczej:

• ! Twoje imię i nazwisko: tu znajdziesz te nieliczne e-maile, na które tylko Ty możesz odpowiedzieć — najważniejsi klienci i większe zlecenia, wyjątkowe sytuacje, decyzje związane z dużymi pieniędzmi.
• Odpisać: asystent zastosuje tę etykietkę do każdej wiadomości, na którą jest w stanie odpisać, ale którą jeszcze nie zdążył się zająć.
• Sprawdzić: etykieta zarezerwowana dla e-maili, co do których asystent ma wątpliwości. Codziennie rano poświęcamy im z moją asystentką piętnaście minut: „Dan, przyszła wiadomość od Emily. Zaprosiła Cię do udziału w konferencji. Uważam, że warto się zgodzić”. Ja podejmuję ostateczną decyzję, czy będzie to zielone światło, czy czerwone.
• Odpisane: kiedy asystent odpisze na wiadomość, oznacza ją w ten sposób, a Ty otrzymujesz do niej dostęp i możesz się z nią zapoznać.
• Oczekiwanie: te wiadomości wymagają działania ze strony innych osób, dopiero wtedy będzie można się nimi zająć.
• Rachunki/sprawy finansowe: tu znajduje się wszystko, co ma związek z finansami.
• Newslettery: tutaj trafiają materiały, które chcesz przeczytać. Zajmiesz się nimi w swoim czasie, kiedy Ty o tym zdecydujesz.

Aby właściwie korzystać z E-mailowego GPS-a, sprawdź, czy wszystkie wiadomości e-mail trafiają do jednej skrzynki odbiorczej. Twój asystent, sprawdzając pocztę, zapisuje wiadomość we właściwym folderze, oznacza odpowiednią etykietką lub archiwizuje.

W efekcie odpowiedniego zarządzania w skrzynce odbiorczej nie powinno się nic znajdować (większość aplikacji do zarządzania pocztą elektroniczną pozwala archiwizować wiadomości, więc nie pojawiają się już w skrzynce odbiorczej, lecz są przechowywane na wypadek, gdyby trzeba było do nich wrócić).

Dzięki temu systemowi moja asystentka administracyjna samodzielnie obsługuje większość e-maili i nie musi mnie do tego angażować. Zazwyczaj odpisuje na wiadomości w ciągu kilku godzin. Klientom i partnerom nie przeszkadza, że otrzymują odpowiedź od niej, ponieważ opracowałem odpowiednią treść:

Tu Lauren, asystentka Dana 🙂 Przeczytałam ten e-mail jako pierwsza i uznałam, że docenisz jak najszybszą odpowiedź…

Współpracownicy bardzo cenią szybką odpowiedź i to wprowadzenie. Jeśli organizator konferencji potrzebuje zdjęcia profilowego, nie chce czekać trzy dni na odpowiedź.

Wiem, że cała masa zadań wymienionych w Twoim Audycie Czasu i Energii należy do jednej z dwóch opisanych wyżej kategorii — kalendarz i skrzynka odbiorcza. Mówiąc wprost, jeśli przekażesz zarządzanie tymi kategoriami komuś innemu, odzyskasz bardzo dużo wolnego czasu.

Kiedy pisałem tę książkę, mój przyjaciel Jonathan sprzedawał swoją firmę za dziewięciocyfrową kwotę. Zadzwonił do mnie i powiedział: „Dan, sprzedaję firmę. Jestem zadowolony z transakcji, lecz nie mogę pogodzić się ze stratą asystenta. Budowałem tę relację przez dziewięć lat”. Powiedziałem mu coś oczywistego: powinien negocjować zatrzymanie asystenta.

Jonathan odwalił kawał dobrej roboty, pielęgnował współpracę ze swoim wspaniałym asystentem przez prawie dekadę. Zadbał o szkolenie, przedstawił rodzinie, ufał mu. Naprawdę nie chciał zaczynać wszystkiego od początku.

Keith Ferrazzi w książce Nigdy nie jedz sam, która została bestsellerem „New York Timesa”, tak to komentuje: „Nie myśl o nich w kategoriach sekretarki lub asystenta, gdyż tak naprawdę są partnerami”. Dzięki mojej asystentce administracyjnej nie muszę wybierać między tym, co pilne, a tym, co ważne. Wspólnie pracujemy nad jednym i drugim.

Prowadzenie firmy bywa przytłaczające: musisz odpowiedzieć na stertę e-maili, gasić kolejne pożary, a kilkunastu klientów i pracowników dorzuca zadań. Co więcej, często powrót do domu niczego nie zmienia: myśli o pracy nie opuszczają Cię ani na chwilę. Przez to zaczynasz czuć wyczerpanie. A przecież kochasz to, co robisz! Mieć własną firmę to od zawsze było Twoje marzenie i nie możesz po prostu tego rzucić. Coś jednak musi się zmienić, firma bowiem zabija Ciebie, Twoją rodzinę lub relacje z innymi, a zadania służbowe pochłaniają cały Twój czas i energię. Nie możesz tak dłużej żyć. Konieczna jest zmiana.

Dzięki tej książce dowiesz się, jak szybko skalować swój biznes, a przy tym uniknąć wypalenia zawodowego, a także przekonasz się, że wymiana pieniędzy na czas – czyli dosłownie odkupywanie wolnego miejsca w kalendarzu – umożliwia osiągnięcie nadzwyczajnego sukcesu finansowego

Więcej informacji o książce znajdziesz TUTAJ.