Kompleksowy poradnik wyboru faktoringu, część 3

 

Współczesny faktoring wykracza daleko poza prostą funkcję finansowania należności. Faktorzy konkurują między sobą nie tylko ceną i parametrami finansowymi, ale także zakresem dodatkowych usług, które mogą znacząco zwiększyć wartość faktoringu dla przedsiębiorstwa.

Najważniejsze dodatkowe usługi oferowane przez faktorów obejmują:

1. Zarządzanie należnościami – kompleksowa obsługa administracyjna wierzytelności, obejmująca monitoring terminów płatności, przypomnienia o zbliżających się terminach, raportowanie statusu należności. Usługa ta pozwala przedsiębiorstwu zredukować koszty administracyjne związane z obsługą należności i skoncentrować się na podstawowej działalności.
2. Ocena wiarygodności kontrahentów – faktorzy, szczególnie ci powiązani z instytucjami finansowymi lub wywiadowniami gospodarczymi, oferują profesjonalną ocenę wiarygodności potencjalnych i obecnych kontrahentów. Usługa ta może obejmować analizę sprawozdań finansowych, weryfikację historii płatniczej, sprawdzenie w rejestrach dłużników, ocenę ryzyka branżowego i geograficznego, monitoring zmian w sytuacji finansowej kontrahentów.
3. Usługi windykacyjne – w przypadku opóźnień w płatnościach faktorzy oferują profesjonalne usługi windykacyjne, które mogą obejmować windykację polubowną (przypomnienia, monity, negocjacje), windykację przedsądową, windykację sądową i egzekucyjną, restrukturyzację zadłużenia. Profesjonalna windykacja prowadzona przez faktora jest często bardziej skuteczna niż działania podejmowane samodzielnie przez przedsiębiorstwo, a jednocześnie pozwala zachować dobre relacje z kontrahentami.
4. Ubezpieczenie należności – wielu faktorów oferuje, jako usługę dodatkową lub element faktoringu pełnego, ubezpieczenie należności od ryzyka niewypłacalności kontrahentów. Dzięki efektowi skali i specjalistycznej wiedzy faktorzy mogą często zaoferować korzystniejsze warunki ubezpieczenia niż byłyby dostępne dla pojedynczego przedsiębiorstwa.
5. Usługi walutowe – faktorzy obsługujący faktoring międzynarodowy często oferują dodatkowe usługi związane z transakcjami walutowymi, takie jak wymiana walut po preferencyjnych kursach, zabezpieczenie przed ryzykiem walutowym (hedging), prowadzenie rachunków wielowalutowych.

Weryfikacja kontrahentów i monitoring płatności to obszary, w których profesjonalni faktorzy mogą zaoferować szczególnie wysoką wartość dodaną, wykraczającą poza proste finansowanie.

Weryfikacja kontrahentów prowadzona przez faktorów opiera się na dostępie do specjalistycznych baz danych i wywiadowni gospodarczych, własnych historycznych danych o płatnościach, współpracy z ubezpieczycielami należności, a także specjalistycznej wiedzy analityków kredytowych

Proces weryfikacji obejmuje zwykle:

• analizę podstawowych danych rejestrowych i właścicielskich,
• sprawdzenie w rejestrach dłużników i bazach niesolidnych płatników,
• analizę sprawozdań finansowych i wskaźników ekonomicznych,
• ocenę branży i pozycji rynkowej,
• weryfikację historii płatniczej (jeśli dostępna)
• określenie maksymalnego rekomendowanego limitu kredytowego.

Wyniki weryfikacji są udostępniane klientowi w formie raportu lub bezpośrednio w systemie faktoringowym, co pozwala na podejmowanie świadomych decyzji dotyczących współpracy z danym kontrahentem.

Monitoring płatności to usługa, która znacząco odciąża dział finansowy przedsiębiorstwa. Obejmuje ona automatyczne śledzenie terminów płatności, proaktywne przypomnienia dla kontrahentów przed terminem płatności, natychmiastowe powiadomienia o opóźnieniach, regularne raporty o statusie należności, a także analizę trendów płatniczych poszczególnych kontrahentów.

Zaawansowane systemy monitoringu oferowane przez faktorów pozwalają na wczesne wykrywanie problemów płatniczych i szybką reakcję, co zwiększa skuteczność odzyskiwania należności i minimalizuje ryzyko poważnych opóźnień.

Nowoczesny faktoring coraz częściej oferuje zaawansowane możliwości integracji z systemami finansowo-księgowymi przedsiębiorstwa, co znacząco zwiększa efektywność operacyjną i redukuje nakład pracy związany z obsługą faktoringu.

Poziomy integracji mogą być różne:

1. Podstawowa integracja – możliwość eksportu i importu danych między systemem faktoringowym a systemem księgowym, zwykle w formie plików CSV lub XML.. Pozwala to na częściową automatyzację procesu, ale wymaga pewnego zaangażowania ze strony użytkownika.
2. Zaawansowana integracja – bezpośrednie połączenie między systemami poprzez API lub dedykowane systemy, umożliwiające automatyczną wymianę danych w czasie rzeczywistym. Faktury wystawione w systemie księgowym mogą być natychmiast przekazywane do systemu faktoringowego, a informacje o wypłatach i rozliczeniach automatycznie księgowane.
3. Pełna integracja – najbardziej zaawansowana forma, gdzie funkcjonalność faktoringowa jest bezpośrednio wbudowana w system ERP lub księgowy przedsiębiorstwa, eliminując potrzebę korzystania z oddzielnej platformy faktoringowej.

Korzyści z integracji systemów obejmują przede wszystkim redukcję nakładu pracy i eliminację ręcznego wprowadzania danych, minimalizację ryzyka błędów, przyspieszenie procesu finansowania, automatyzację księgowania operacji faktoringowych oraz lepszą kontrolę i widoczność całego procesu.

Warto zauważyć, że możliwości integracji zależą zarówno od faktora, jak i od systemu księgowego używanego przez firmę. Najwięksi faktorzy oferują zwykle gotowe rozwiązania integracyjne dla popularnych systemów księgowych i ERP, takich jak SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Comarch, Sage czy Insert.

Przy wyborze faktora warto zwrócić uwagę na dostępne opcje integracji i ich kompatybilność z systemami używanymi w przedsiębiorstwie, gdyż może to mieć znaczący wpływ na efektywność codziennej obsługi faktoringu i związane z tym koszty operacyjne.

Faktoring jako strategiczne narzędzie finansowe oferuje polskim przedsiębiorcom znacznie więcej niż tylko poprawę płynności finansowej. Jest to kompleksowe rozwiązanie, które przy odpowiednim doborze parametrów może stać się integralnym elementem strategii finansowej firmy, wspierającym jej rozwój i konkurencyjność.

Dokonując wyboru usługi faktoringowej, przedsiębiorcy powinni kierować się kompleksową analizą swoich potrzeb w odniesieniu aspektów, które pokazaliśmy Ci w tym numerze. Należą do nich:

1. Rodzaj faktoringu, który powinien być dopasowany do specyfiki relacji z kontrahentami i strategii zarządzania ryzykiem. Faktoring pełny oferuje bezpieczeństwo, ale za wyższą cenę, podczas gdy faktoring niepełny jest tańszy, ale pozostawia ryzyko po stronie przedsiębiorstwa. Faktoring jawny lub cichy wpływa na relacje z kontrahentami, a faktoring odwrotny może być cennym narzędziem optymalizacji zobowiązań.
2. Struktura kosztów powinna być przejrzysta i dopasowana do modelu biznesowego przedsiębiorstwa. Firmy o wysokiej marży mogą preferować wyższe prowizje przy niższym oprocentowaniu, podczas gdy przedsiębiorstwa działające na niskich marżach mogą być bardziej wrażliwe na wysokość prowizji.
3. Parametry finansowe takie jak limit faktoringowy, procent zaliczki czy maksymalny okres finansowania muszą odpowiadać skali działalności i cyklowi operacyjnemu firmy. Zbyt niski limit lub zbyt krótki okres finansowania mogą znacząco ograniczyć korzyści płynące z faktoringu.
4. Kryteria dostępu i proces wdrożenia powinny być realistyczne w odniesieniu do sytuacji przedsiębiorstwa. Młodsze firmy lub podmioty o niższych obrotach mogą potrzebować faktorów specjalizujących się w obsłudze takiego segmentu rynku.

Wartość dodana w postaci dodatkowych usług może być kluczowym czynnikiem różnicującym oferty o podobnych parametrach finansowych. Profesjonalna weryfikacja kontrahentów, efektywny monitoring płatności czy zaawansowana integracja z systemami księgowymi mogą znacząco zwiększyć całkowitą wartość usługi faktoringowej.

Na zakończenie mamy dla Was kilka praktycznych wskazówek, jeśli rozważacie wdrożenie faktoringu:

Zdefiniuj cele – przed rozpoczęciem poszukiwania faktora jasno określ, czego oczekujesz od faktoringu: poprawy płynności, zabezpieczenia przed ryzykiem niewypłacalności kontrahentów, redukcji kosztów administracyjnych czy może wszystkich tych elementów.

1. Przeanalizuj swoich kontrahentów – struktura, wiarygodność i terminy płatności Twoich odbiorców mają kluczowe znaczenie dla wyboru odpowiedniego rodzaju faktoringu i faktora.
2. Porównaj oferty – nie ograniczaj się do jednego faktora; porównaj oferty kilku instytucji, zwracając uwagę nie tylko na koszty, ale także na elastyczność, dodatkowe usługi i reputację.
3. Zwróć uwagę na ukryte koszty – poproś o symulację całkowitych kosztów na podstawie rzeczywistych danych Twojej firmy, uwzględniającą wszystkie opłaty i prowizje.
4. Oceń platformę technologiczną – efektywność codziennej obsługi faktoringu ma kluczowe znaczenie dla maksymalizacji korzyści; poproś o demonstrację platformy i ocenę możliwości integracji z Twoimi systemami.
5. Zaplanuj wdrożenie – faktoring wymaga pewnych zmian w procesach wewnętrznych; zaplanuj je z wyprzedzeniem, aby zapewnić płynne wdrożenie.
6. Monitoruj efektywność – po wdrożeniu faktoringu regularnie oceniaj jego wpływ na płynność, koszty finansowania i ogólną efektywność finansową Twojego przedsiębiorstwa.

Faktoring, przy odpowiednim doborze parametrów i faktora, może stać się potężnym narzędziem wspierającym rozwój przedsiębiorstwa. Kluczem do sukcesu jest świadomy wybór, oparty na dogłębnym zrozumieniu specyfiki tej usługi i własnych potrzeb biznesowych.

Kompleksowy poradnik wyboru faktoringu, część 1 – Rodzaje faktoringu

Kompleksowy poradnik wyboru faktoringu, część 2 – Koszty i wdrożenie faktoringu

Kompleksowy poradnik wyboru faktoringu, część 3 – Wartość dodatkowa w usłudze faktoringowej

Kompleksowy poradnik wyboru faktoringu, część 4 – Porównanie ofert polskich faktoringów